Biuro szyte na miarę, czyli jak stworzyć idealne miejsce pracy

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

W moim artykule opisuję, jak ważne jest stworzenie strategii miejsca pracy, zapewniającej maksymalne dopasowanie biura do potrzeb pracowników, usprawnienie ich komunikacji, produktywności, a także optymalizację kosztów nieruchomości.

Co naprawdę robimy w pracy?

Przeprowadzone przez JLL badania wykazały bardzo dużą rozbieżność pomiędzy czynnościami, na które pracownicy poświęcają najwięcej czasu, a tymi, które tworzą największą wartość dla firmy. Blisko trzy czwarte respondentów uważa analizę, dyskusję i burzę mózgów za najbardziej produktywne działania. Większą część dnia pracy zabiera nam jednak korespondencja mailowa, telefony i spotkania formalne, które – choć niezbędne – w niewielkim stopniu przyczyniają się do rozwoju firmy.

Punkt wyjścia – przyjemność dla pracowników, produktywność dla pracodawcy

Punktem wyjścia do rozważań o koncepcji i kształcie nowego biura powinno być zdefiniowanie tego, co tworzy wartość w danej organizacji, jak również położenie nacisku na takie rozwiązania przestrzenne i technologiczne, które sprzyjają zadowoleniu pracowników. Co ma na celu tworzenie biura idealnego? To przede wszystkim stworzenie miejsca, które jest przyjazne dla pracowników, wspiera produktywność i kreatywność, odzwierciadla wartości firmy. Posiadanie biura odpowiadającego na potrzeby zespołu, skrojenie go na miarę, pozwoli zadowolić i zatrzymać pracownika, a także zdobyć nowe talenty.

Wizja i warsztat

Kluczem w projektowaniu przestrzeni biurowej jest dostosowanie jej do specyfiki firmy, a także do potrzeb jej pracowników. Przystępując do opracowywania nowej strategii miejsca pracy organizujemy tzw. warsztat otwierający. Jest to spotkanie z kadrą zarządzającą, w trakcie którego rozmawiamy o sposobie funkcjonowania obecnego biura, planowanym przebiegu procesu optymalizacji powierzchni, a także nakreślamy wizję nowego środowiska pracy, a nawet przyszły klimat i atmosferę.

Wywiady z kadrą zarządzającą

Celem wywiadów jest zrozumienie sposobu wykorzystywania obecnej przestrzeni biurowej i określenie najważniejszych potrzeb pracowników. W trakcie szczegółowych wywiadów z lokalną kadrą zarządzającą poznamy jej spojrzenie na biznes, wartości kulturowe oraz przyszłe strategie i cele. Dzięki wywiadom możemy zrozumieć potrzeby klienta oraz uwarunkowania lokalne. Zaleca się, aby w wywiadach wzięła udział kadra zarządzająca najwyższego szczebla oraz liderzy poszczególnych działów i główni interesariusze, zwłaszcza działu HR i IT. Wywiady są pierwszym krokiem w procesie zarządzania zmianą, dającym zespołowi do zrozumienia, że jego opinia jest ważna dla pracodawcy i że efekt końcowy całego procesu optymalizacji biura będzie uwzględniał jego potrzeby i oczekiwania.