Powierzchnie biurowe od A do Z: rozszyfrowujemy angielski żargon

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Abortive fee (czyt. abortif fi):

ustalona z góry opłata za odstąpienie przez klienta od umowy doradztwa przy procesie związanym z powierzchnią biurową (pozyskania nowej powierzchni, podnajmu, renegocjacji). Opłata jest naliczana z uwagi na to, że część lub całość usługi agenta została wykonana, a transakcja nie doszła do skutku i agent nie ma możliwości uzyskania wynagrodzenia z tytułu zakończonej transakcji.

Add-on factor (czyt. ed-on faktor), czyli współczynnik powierzchni wspólnych:

współczynnik dla całego budynku, wyrażony w %. Obejmuje poziome części wspólne budynku współużytkowane przez najemców, takie jak recepcja, zazwyczaj również hole windowe, wspólne toalety na piętrach etc.

Asking rent, czyli czynsz wywoławczy:

stawka czynszu oferowana wyjściowo przez właściciela/wynajmującego nieruchomości i podawana (jak wszystkie niżej opisane czynsze) jako stawka (zwykle w EUR, rzadziej w PLN) za metr kwadratowy za miesiąc.

BMS (czyt. bi-em-es):

building management system - centralny, zintegrowany system zarządzania systemami i instalacjami budynkowymi.

Break option (czyt. brejk opszyn), czyli opcja wcześniejszego wyjścia:

zapisane w umowie prawo do zakończenia najmu wcześniej niż przed zakończeniem pełnego okresu najmu, zwykle pod określonymi w umowie warunkami dodatkowymi.

Cash flow (czyt. kesz floł), czyli zestawienie kosztów:

tabelaryczne zestawienie przepływów gotówkowych związanych z najmem, najczęściej pokazane w rozbiciu na lata najmu. Pozwala na porównanie kosztów najmu w poszczególnych budynkach, jest jednym z podstawowych narzędzi służących do porównania ofert najmu (proposali).

CAPEX (czyt. kapeks):

capital expenditures - nakłady kapitałowe związane z wynajęciem powierzchni biurowej. Mogą być ponoszone w części przez wynajmującego lub najemcę (np. koszty związane z wykończeniem powierzchni, takie jak ściany szklane lub specyficzne dla najemcy elementy wyposażenia serwerowni, koszty przeprowadzki).

CBD (czyt. si-bi-di):

z ang. Central Business District, czyli centralny obszar biznesu. W Warszawie jest to kwartał znajdujący się pomiędzy ulicami: Nowogrodzką, Marszałkowską, Elektoralną i Aleją Jana Pawła II.

City Centre Fringe (czyt. siti senter frindż):

tzw. obrzeża centrum miasta. W Warszawie jest to kwartał znajdujący się pomiędzy Wisłą i ulicami: Wawelską/Aleją Armii Ludowej, Towarową, Aleją Solidarności.

Effective rent (czyt. ifektiw rent), czyli czynsz efektywny:

czynsz wywoławczy lub transakcyjny (bazowy) w zależności od momentu zaawansowania procesu, pomniejszony o zwolnienie z czynszu (rent frisy) przeliczone na całość okresu najmu. Jest to wynik matematycznej kalkulacji – ta stawka nie pojawia się w umowie, tylko w ofertach.

Fan coil (czyt. fankojl):

po polsku klimakonwektor, czyli urządzenie chłodzące i grzejące będące częścią systemu klimatyzacji. Zazwyczaj zainstalowane jest ponad sufitem podwieszanym lub na podłodze pod oknem.

Fit-out (czyt. fitałt), czyli aranżacja powierzchni:

aranżacja powierzchni biurowej, która jest realizowana po podpisaniu umowy najmu lub aneksu do umowy najmu.

Fit-out contribution/budget/allowance (czyt. fitałt kontribjuszon/badżet/elałens), czyli budżet na aranżacje powierzchni:

budżet wyrażony jako stawka w EUR lub PLN za metr kwadratowy lub jako całościowa kwota; proponowany przez wynajmującego w ramach uatrakcyjnienia oferty najmu, co do zasady może być wykorzystany tylko na zakup lub prace trwale związane z przedmiotem najmu.

Floor box (czyt. flor boks):

puszka umieszczona w podłodze podniesionej, w której znajdują się gniazda elektryczne oraz teleinformatyczne.

Gross space, czyli wielkość powierzchni brutto:

wielkość powierzchni biurowej netto powiększona o udział w powierzchniach wspólnych na piętrze (np. część toalet i korytarza, jeżeli nie są one używane wyłącznie przez najemcę) oraz o add-on factor (współczynnik powierzchni wspólnych).

Hot-desking, czyli polityka zajmowania biurek:

czasowe miejsca pracy używane przez różne osoby lub współdzielone przez te same osoby pracujące w różnym czasie; ich wykorzystanie zapewnia optymalizację miejsca pracy.

HVAC (czyt. hfak lub ejdż-wi-ej-si), czyli instalacje:

instalacje grzewcze (heating), wentylacja (ventilation), klimatyzacja (air-conditioning) i chłodzenie (cooling). Dostosowywane są do indywidualnych potrzeb każdego najemcy na podstawie planu powierzchni - jej układu (open space lub układ gabinetowy) i ilości pracujących w danym pomieszczeniu osób.

Landlord, czyli wynajmujący:

ten kto wynajmuje powierzchnie biurowe komuś, zazwyczaj właściciel, asset manager lub deweloper nieruchomości.

LOI (Letter of Intent) / HOT (Heads of Terms), czyli list intencyjny:

opisuje główne komercyjne założenia wynegocjowanej oferty w budynku, w którym najemca planuje podpisanie umowy najmu, jest formą rezerwacji powierzchni.

Long list, czyli długa lista:

szeroka lista budynków, które spełniają wstępne wymagania najemcy (tzw. pierwsze sito)

Net space, czyli wielkość powierzchni netto:

wielkość powierzchni biurowej, którą obejmuje space plan, czyli zgodna z wymaganiami najemcy powierzchnia użytkowa.

Open space, czyli powierzchnia otwarta:

powierzchnia biura bez ścianek działowych, bez oddzielnych pokoi, gabinetów.

Passing rent conditions (czyt. pasing rent kondiszons):

przedłużenie obecnych warunków komercyjnych obowiązującej umowy najmu na kolejny okres. Zazwyczaj to rozwiązanie ma zastosowanie w przypadku przedłużenia umowy najmu i oznacza, że warunki komercyjne się nie zmieniają, a jedynie biegną dalej z zastosowaniem ustaleń umownych (m. in. indeksacja czynszu), bez zastosowania zachęt z oryginalnej umowy.

Pre-lease (czyt. priliz):

najem powierzchni biurowej przed oddaniem budynku do użytkowania. Część inwestycji biurowych ma określony (w metrach kwadratowych lub jako procent powierzchni najmu w budynku) poziom pre-lease’ów wymagany do rozpoczęcia budowy bądź uzyskania kolejnej transzy kredytu inwestycyjnego. Zazwyczaj jest to związane z finansowaniem projektu przez bank lub zarządzaniem ryzykiem przez dewelopera. Aby pozyskać pierwszego „prilizowego” najemcę wynajmujący często jest gotów zaoferować bardziej atrakcyjne niż rynkowe warunki najmu.

Property Manager, PM (czyt. pi-em), czyli zarządca nieruchomości:

manager opiekujący się nieruchomością, zarządzający w imieniu właściciela budynku takimi usługami dostarczanymi na potrzeby najemców: ochrona, sprzątanie powierzchni wspólnych, recepcja, rozliczanie opłat za czynsz i koszty eksploatacyjne.

Property Particulars, Particulars (czyt. PePe, partikularsy):

krótka, zazwyczaj 1-2 stronicowa ulotka zawierająca podstawowe informacje o budynku (lokalizacja, zdjęcie, podstawowe dane komercyjne).

Proposal, czyli oferta:

oferta najmu powierzchni biurowej przygotowywana przez wynajmującego dla najemcy.

Rent free periods (czyt. rent frisy), czyli okresy zwolnienia z czynszu:

zwolnienie z czynszu wyrażone w miesiącach, opisane jako procentowa płatność czynszu np. równowartość 4 pełnych miesięcy zwolnienia z czynszu, rozliczana jako 8 miesięcy z rabatem 50% od czynszu bazowego.

Service charge (czyt. serwis czardż), czyli opłaty eksploatacyjne:

koszty funkcjonowania budynku płacone przez najemców obejmujące m.in. podatki, ubezpieczenie budynku, obsługa recepcja, ochrona czy sprzątanie powierzchni wspólnych, podawane jako stawka (zwykle w PLN, rzadziej w EUR) za metr kwadratowy za miesiąc).

Short list (czyt. szort list), czyli krótka lista:

lista wybranych budynków, najczęściej około trzech- biurowców, które zostały wybrane do kolejnego etapu negocjacji, a z wyłonionym zwycięzcą zostanie podpisany list intencyjny.

Space plan (czyt. spejs plan), czyli plan powierzchni:

koncepcja aranżacji powierzchni uwzględniająca wytyczne klienta, takie jak ilość osób, sposób podziału – open space, gabinety lub układ mieszany, sale konferencyjne, funkcje dodatkowe – kuchnia, serwerownia, magazynki, i coraz bardziej popularne ostatnio chillout/play roomy (miejsca odpoczynku, rozrywki).

On spec(czyt. on spek):

od angielskiego sformułowania ‘on a speculative basis ‘ - terminem tym w branży nieruchomości określa się spekulacyjne uruchomienie budowy biurowca, czyli jej rozpoczęcie bez podpisanych wcześniej umów najmu (bez ‘prilizu’).

Tenant, czyli najemca:

ten kto bierze w najem powierzchnie biurowe od właściciela nieruchomości, firma poszukująca dla siebie biura.

Tour book (czyt. turbuk), czyli broszurka biurowców:

zestaw informacji przydatnych podczas wycieczki po biurowcach (czyli viewing’ów), zazwyczaj w formie wydruku podstawowych informacji o odwiedzanych nieruchomościach, zdjęć budynków i mapy lokalizacji; używana podczas wizytacji w budynkach, przydatna zwłaszcza kiedy liczba budynków jest większa.

Transactional rent, czyli czynsz transakcyjny:

wynegocjowana ostatecznie stawka czynszu bazowego, która zapisana jest w umowie najmu.

Trzy siódemki:

artykuł 777 Kodeksu postępowania cywilnego o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, który coraz częściej pojawia się w umowach najmu powierzchni biurowej, jako dodatkowe zabezpieczenie dla wynajmującego.

Workplace Solutions (czyt. łorkplejs soluszyns):

analiza środowiska pracy polegająca na zbadaniu i zrozumieniu w jaki sposób pracownicy danej firmy korzystają z wynajmowanej powierzchni biurowej (powierzchni otwartej, pokoi, sal konferencyjnych, kuchni, stref relaksu) i propozycja zmian / optymalizacji tej przestrzeni, aby była wykorzystywana bardziej efektywnie.

Vacancy (czyt. wejkensi), czyli pustostany:

powierzchnia niewynajęta w stosunku do powierzchni całkowitej na danym rynku, zazwyczaj wyrażone %.

Viewing (czyt. wjułing), czyli wizytacja:

obejrzenie przez potencjalnego najemcę budynku i powierzchni z długiej listy celem weryfikacji dostępnych opcji.

Zielony certyfikat / Zielony budynek:

nie ma – najczęściej - nic wspólnego z kolorem fasady . Są to certyfikaty potwierdzające zastosowanie proekologicznych rozwiązań. Chodzi m. in. dobry dostęp do komunikacji miejskiej, zielone otoczenie, niskie zużycie wody, energooszczędność i niskie koszty eksploatacyjne, zastosowane materiały wykończeniowe itp. Dwa najpopularniejsze certyfikaty w Polsce wydawane są w systemach BREEAM (z najwyższymi kategoriami: Excellent, Very Good, Good) i LEED (z najwyższymi kategoriami: Platinum, Gold, Silver).

Karolina Adamiak, Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy,