Wynajem mieszkania: rodzaje umów i inne dokumenty

Przeczytaj także: Okazjonalny najem mieszkania dla Ukraińca bardziej ryzykowny?

Najem zwykły a okazjonalny

Najem zwykły jest najczęściej wybieraną formą umowy pomiędzy najemcą a wynajmującym mieszkanie. Jest to klasyczna umowa cywilnoprawna, która zawiera regulację najważniejszych praw i obowiązków obu stron. Jednakże w przypadku takiej umowy wynajmujący nie ma narzędzi do eksmisji najemcy z mieszkania w przypadku, gdy najemca nie chce opuścić mieszkania po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, w przypadkach zalegania w zapłacie za czynsz (za co najmniej trzy pełne okresy płatności wyznaczając dodatkowo 1 miesiąc na spłatę należności), używania lokalu w sposób sprzeczny z umową, czy oddania do bezpłatnego użytku lokalu mieszkalnego lub jego część osobom trzecim bez zgody wynajmującego. Wtedy bowiem procedurę eksmisyjną prowadzi się przez sąd, zaś najemcy przysługiwać może prawo do lokalu socjalnego i okres ochronny wynikający z regulacji prawnych związanych z eksmisjami. Jest to zatem typ umowy, który zapewnia lokatorowi więcej praw, a przy okazji bezpieczeństwo w sytuacjach spornych.

Umowa najmu okazjonalnego zdecydowanie lepiej chroni prawa właściciela wynajmowanego mieszkania. Przy tym typie umowy jednym z załączników jest oświadczenie sporządzone w formie aktu notarialnego, w którym najemca oświadcza, że podda się egzekucji i wskaże lokal, do którego się przeprowadzi po rozwiązaniu umowy. Dodatkowo takie oświadczenie musi złożyć osoba posiadająca tytuł prawny do lokalu, do którego wyprowadzi się najemca. W efekcie w przypadku konfliktu wynajmujący nie musi – inaczej niż przy zwykłej umowie najmu – wytaczać przeciwko najemcy, który dobrowolnie nie chce opuścić lokalu (nawet po rozwiązaniu umowy najmu), powództwa o eksmisję. W takiej sytuacji wynajmujący musi jedynie wystąpić do sądu z wnioskiem o nadanie klauzuli wykonalności ww. oświadczeniu, a następnie udać się do komornika, który przeprowadzi eksmisję. Chociaż najem okazjonalny może się okazać bardziej skuteczniejszy dla wynajmującego, nie jest on jednak często używany. Na drodze stoi wola najemcy do poddania się takiemu rodzajowi najmu, jak i oświadczenie osoby zapewniającej jej „zapasowe lokum”.

Najem okazjonalny a instytucjonalny

Najem okazjonalny może mieć zastosowanie jedynie w przypadku, kiedy wynajmującym będzie osoba fizyczna. W przypadku najmu okazjonalnego, wynajmującym może być wyłącznie podmiot gospodarczy, czyli m.in. osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Okres najmu w przypadku umowy najmu okazjonalnego może wynieść maksymalnie 10 lat, natomiast w przypadku najmu instytucjonalnego okres ten wynosi maksymalnie 30 lat. Co ważne, najem instytucjonalny (w odróżnieniu od najmu okazjonalnego) nie wymaga wskazania przez najemcę lokalu zastępczego w przypadku zakończenia najmu, wymaga natomiast – analogicznie do najmu okazjonalnego – złożenia oświadczenia zawartego w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opuszczenia lokalu w terminie nie krótszym niż 14 dni. Podpisując takie oświadczenie, najemca nie będzie miał prawa do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego.

Treść umowy najmu oraz jej załączników

Bez względu na decyzję o wyborze rodzaju umowy najmu, w umowie najmu lokalu mieszkalnego warto uwzględnić kilka najważniejszych zagadnień.

Dobrze skonstruowana umowa podzielona jest na paragrafy omawiające poszczególne kwestie. Każda umowa zawiera podstawowe informacje, takie jak przedmiot umowy, strony umowy, czas jej trwania i wartość czynszu najmu. Oprócz tego umowa najmu powinna określać wysokość opłat eksploatacyjnych, które uwzględniają wszelkie koszty wynikające z użytkowania mieszkania (opłaty za zużycie wody, gazu, energii elektrycznej, centralnego ogrzewania, wywóz odpadów). Ze względu na zmienność tych opłat w czasie (które ostatecznie wahają się od stopnia zużycia oraz niezależnych od najemcy zmian cen), warto dodać dodatkowy punkt mówiącym o tym, kto pokrywa ewentualne podwyżki. Jeżeli miałby to być najemca, warto dodać zapisy podkreślające, że wynajmujący zobowiązuje się przedstawiać najemcy bieżące rachunki obejmujące opłaty eksploatacyjne, co najmniej 7 dni przed terminem płatności. Najemca natomiast zobowiązuje się przedstawiać wynajmującemu w dniu terminu płatności dowody ich uiszczenia. Podział w umowie na oddzielne paragrafy dotyczące czynszu i opłat eksploatacyjnych ma również zastosowanie w przypadku rozliczania przez wynajmującego podatku od przychodów z najmu metodą ryczałtową, która nie przewiduje odliczania od przychodu żadnych kosztów. Dlatego w takich przypadkach zdarza się, że strony umowy umawiają się na dwie niezależne płatności: za czynsz oraz za opłaty eksploatacyjne. W części dotyczącej płatności, umowa najmu może zawierać także punkty odnoszące się do odsetek karnych za czas opóźnienia w regulowaniu czynszu za wynajem.

Kolejnym istotnym aspektem w umowach najmu jest kwestia kaucji – zabezpieczenia na poczet nieopłaconych należności z tytułu najmu lokalu mieszkalnego oraz na pokrycie ewentualnych szkód wyrządzonych w mieszkaniu lub zadłużenia spowodowanego przez najemcę. Kaucja zwracana jest w terminie do 30 dni po zakończeniu najmu i opróżnieniu wynajmowanego lokalu w pełnej wysokości, jeśli najemca ostatecznie rozliczy się z właścicielem mieszkania. W innym przypadku pomniejszana jest o ewentualne niespłacone przez najemcę zobowiązania. W umowie warto dodać punkt mówiący o tym, że najemca musi uzupełnić kaucję w przypadku konieczności pokrycia kosztów usunięcia awarii przez właściciela mieszkania .

Dobrą praktyką jest, aby załącznikami do umowy najmu były dokumenty dodatkowe, dotyczące najemcy, stanu technicznego i wyposażenia wynajmowanego lokalu mieszkalnego oraz zasad obowiązujących w trakcie najmu. Są nimi:

Ankieta danych osobowych najemcy - dokument zawierający dane personalne najemcy (imię, nazwisko, numer PESEL, numer dowodu osobistego) oraz dane kontaktowe (nr telefonu, adres e-mail, adres zameldowania). Ankieta może zostać rozszerzona o informacje o zatrudnieniu, skan dokumentu tożsamości czy dokument potwierdzający zameldowanie. Dane kontaktowe mogą zostać również rozszerzone o dane osoby wskazanej przez najemcę do kontaktu w sytuacjach alarmowych lub w zastępstwie.

Protokół zdawczo-odbiorczy ma na celu potwierdzenie początkowego stanu technicznego i wyposażenia mieszkania przez rozpoczęciem wynajmu, jak również stanu końcowego po jego zakończeniu. Protokół może mieć formę tabeli, w której opisane są poszczególne pomieszczenia lokalu wraz z wyszczególnieniem wyposażenia. Dobrą praktyką jest ujęcie w protokole również stanu liczników zużycia energii elektrycznej, gazu, wody i centralnego ogrzewania oraz potwierdzenia pokwitowania odbioru kluczy do mieszkania i skrzynki pocztowej. Najemca powinien zostać zobowiązany do oddania mieszkania na dzień zakończenia najmu w takim stanie, jaki został opisany w protokole zdawczo-odbiorczym w momencie, gdy mieszkanie zostało mu przekazane.

Regulamin najmu prezentuje warunki korzystania z lokalu i może dotyczyć takich zasad jak całkowity zakaz palenia tytoniu, trzymania zwierząt domowych, obowiązek przestrzegania ciszy nocnej, wysprzątania mieszkania pod koniec wynajmu, czy do udostępniania mieszkania podczas zapowiadanych odczytów liczników lub kontroli kominiarskich czy gazowych. Regulamin może potwierdzać podstawowe prawa najemcy, takie jak wykorzystywanie mieszkania jedynie na cele mieszkalne oraz brak możliwości podnajmowania mieszkania w całości ani w części osobom trzecim. W regulaminie mogą znaleźć się również punkty zabraniające najemcy wymiany zamków czy dorabiania dodatkowych kluczy bez zgody wynajmującego, jak i informowania sprawach wymagających jego udziału (usterki techniczne, przychodząca korespondencja na jego nazwisko – etc.).

Bez względu jednak na sporządzoną treść umowy najmu, jej załączników czy wybór odpowiedniego rodzaju umowy najmu, najważniejszym czynnikiem był, jest i będzie wybór odpowiedniego najemcy.

Mateusz Woć, Specjalista ds. Eksploatacji i Rozwoju Systemu AMRON, Administrator Danych Systemu SARFiN