Wspólnota mieszkaniowa. O czym decyduje się na zebraniu?

Przeczytaj także: Wspólnota mieszkaniowa a udzielenie pełnomocnictwa

- Jakie przepisy nakładają na wspólnotę obowiązek organizacji zebrania rocznego?

Mówi o tym „Ustawa o własności lokali” (Dz.U. 1994 Nr 85 poz. 388 z późn. zm.). Ustawodawca w art. 30 wskazuje, że zarząd wspólnoty lub zarządca, któremu notarialnie powierzono zarząd nieruchomością wspólną, musi przynajmniej raz w roku kalendarzowym zwołać zebranie ogółu właścicieli lokali. Przepis doprecyzowuje, że takie zebranie należy przeprowadzić nie później niż w pierwszym kwartale. Jeśli zarząd lub zarządca zwlekają z terminową organizacją zebrania rocznego bądź nie zwołują go w ogóle, to zgodnie z ustępem 1a art. 30 ustawy takie spotkanie może zwołać każdy z właścicieli mieszkań we wspólnocie.
Dodatkowo ustawodawca nakłada na zarząd obowiązek pisemnego poinformowania o zebraniu każdego z członków wspólnoty mieszkaniowej z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Zawiadomienie powinno zawierać szczegółową informację o dacie, godzinie i miejscu spotkania oraz planowany porządek obrad i projekty wszystkich uchwał, które będą przedmiotem głosowania.

- Czemu służy takie spotkanie?

Zebranie wspólnoty mieszkaniowej ma przynajmniej trzy podstawowe cele. Po pierwsze, należy uchwalić w jego trakcie roczny plan gospodarczy zarządzania nieruchomością wspólną. Po drugie, określić wysokość opłat, które członkowie wspólnoty będą musieli ponieść. Po trzecie wreszcie, dokonać oceny pracy zarządu wspólnoty bądź zarządcy po tym, jak przedstawi on sprawozdanie ze swoich działań i wydanych środków finansowych, a następnie skieruje pod głosowanie wniosek o udzielenie mu absolutorium. Głosowanie, często poprzedzone dyskusją, przeprowadza się nad każdą z tych kwestii – wylicza Marcin Sodo.

- Czy nieudzielenie absolutorium jest równoznaczne z odwołaniem zarządu wspólnoty?

Jeśli mieszkańcy nie są zadowoleni z działalności obecnego zarządu bądź zarządcy, mogą odwołać go tylko w drodze podjęcia stosownej uchwały. Bardzo ważne jest to, aby podejmować kroki związane z odwołaniem zarządu w oparciu o stosowne przepisy. Źle przeprowadzone odwołanie może zostać unieważnione przez sąd.

- W jaki sposób można odwołać zarząd?

Istnieją trzy sposoby. Najprostszym i najbardziej logicznym rozwiązaniem wydaje się odwołanie zarządu wspólnoty podczas rocznego zebrania. W tym celu należy odpowiednio wcześniej zgłosić zarządowi wniosek wraz z projektem stosownej uchwały. Należy pamiętać, że - zgodnie z przepisami - tylko zarząd ma prawo zbierać głosy wśród członków wspólnoty. Wniosek powinien zostać podpisany przez co najmniej dziesięć procent właścicieli lokali w danej wspólnocie. Nie można także zapomnieć o tym, że - jeśli odwołanie zarządu ma się odbyć podczas zebrania - to projekt uchwały musi zostać dołączony do zawiadomienia o planowanym zebraniu, tak aby każdy w członków mógł zapoznać się z nim wcześniej.

Drugim rozwiązaniem jest indywidualne zbieranie głosów pod uchwałą o odwołaniu zarządu wspólnoty. Biorąc pod uwagę, że do zbierania głosów upoważniony jest jedynie zarząd, można zobowiązać do tej czynności na przykład administratora wspólnoty. Oczywiście zarząd może zaskarżyć uchwałę podjętą w ten sposób, ale zwykle sądy stają po stronie właścicieli dążących do jego odwołania.

Trzeci sposób to postępowanie mieszane. Polega ono na tym, że część głosów mieszkańców pod uchwałą mającą na celu odwołanie zarządu jest zbierana indywidualnie, przed spotkaniem i liczona łącznie z głosami osób w nim uczestniczących.

Pamiętajmy, że bez względu na tryb, w jakim doszło do odwołania zarządu wspólnoty od tej decyzji, o treści uchwały oraz o wynikach głosowania należy pisemnie poinformować wszystkich członków wspólnoty.

- Nierzadko wspólnoty mają kilkudziesięciu czy nawet kilkuset członków. Zgromadzenie wszystkich uprawnionych do głosowania w jednym miejscu może być problematyczne.

Każdy członek wspólnoty uprawniony do głosowania może sporządzić pisemne pełnomocnictwo i przekazać odpowiednią dyspozycję głosowania w swoim imieniu innemu, zaufanemu członkowi. W takim dokumencie można również dokładnie określić, jakie decyzje w naszym imieniu może podjąć dana osoba. Mogą one dotyczyć głosowania zarówno nad odwołaniem zarządu jak i w każdej innej sprawie, którą przewiduje porządek obrad. Możliwe jest nawet wskazanie konkretnych nazwisk członków zarządu, których chcielibyśmy odwołać lub sprecyzowanie, na jaką kwotę rocznego kosztu utrzymania nieruchomości wspólnej wyrażamy zgodę. W tym przypadku nie jest wymagane notarialne poświadczenie pełnomocnictwa.