5 kroków do wynajmu biura. Praktyczny poradnik najemcy

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Dobry plan to podstawa, a zatem PLANOWANIE (2 tygodnie +)

Jest to bardzo niedoceniany etap, ale z mojego doświadczenia wynika, że im więcej czasu poświęcimy na przygotowania, tym sprawniej i efektywniej przeprowadzimy cały proces zmiany biura.

Planowanie dobrze jest rozpocząć od weryfikacji wielkości zatrudnienia (obecnego i przyszłego), określenia potrzebnej powierzchni oraz sposobu jej wykorzystania (gabinety vs. plan otwarty, sale spotkań itp.). Jeśli zamierzamy przeprowadzić szczegółową analizę środowiska pracy (wykorzystania biurek, zajętości sal konferencyjnych, mobilności pracowników itp.) najlepiej zdecydować się na nią właśnie na tym etapie.

Pracując nad harmonogramem projektu powinniśmy koniecznie wziąć pod uwagę kalendarz świąt, dni wolnych od pracy, okresów wakacji oraz procedury, które mogą wydłużyć proces decyzyjny. Jeśli planujemy duże zmiany w organizacji biura rozważmy również, czy nie potrzebujemy dodatkowego czasu na poinformowanie i zaangażowanie naszych pracowników.

W tej fazie określamy również budżet, wymagania lokalizacyjne czy techniczne i robimy przegląd obecnych zobowiązań, aby zidentyfikować ewentualne szanse bądź ograniczenia. Listę oczekiwań dobrze jest podzielić na kategorie „niezbędne” oraz „mile widziane”. Na koniec wyznaczamy zespół projektowy – po stronie Klienta i po stronie doradcy – i tak przygotowani ruszamy w rynek, aby wdrożyć naszą strategię.

Żeby nic nam nie umknęło czyli IDENTYFIKACJA OPCJI (ok. 4-8 tygodni)

Mając określone cele i wymagania weryfikujemy dostępne na rynku nieruchomości przygotowując tzw. długą listę opcji, uwzględniającą wszystkie budynki spełniające podstawowe kryteria. Czasem ta lista może być bardzo długa (najemca poszukujący 1.000 m2 biura w Warszawie ma obecnie ponad 100 budynków do wyboru!) i pomoc doświadczonego agenta będzie nieoceniona w szybkim jej zawężeniu do tych budynków, które stanowią dla nas realną alternatywę.


Wybrane, najciekawsze nieruchomości dobrze jest obejrzeć osobiście. Wizyta w budynku trwa zazwyczaj około 30 minut. Licząc z czasem potrzebnym na dojazdy, wizytacja tylko 4 budynków zabierze nam większą część dnia, a jeśli planujemy odwiedzić więcej niż 6 budynków zdecydowanie lepiej zrobić to etapami.

Obowiązuje praktyczny dress code – szpilki czy najlepszy garnitur lepiej zostawić w biurze, zwłaszcza jeśli na naszej liście są obiekty w budowie. Naszym celem jest zapoznanie się z inwestycją i jej najbliższym otoczeniem, a także zebranie wniosków na dalsze etapy procesu. Profesjonalny doradca ułatwi nam zadanie przygotowując tzw. tour book, czyli krótki przewodnik z mapą, najważniejszymi informacjami o budynku oraz miejscem do robienia notatek.

Wybieramy kandydata na długie lata czyli ANALIZA WYBRANYCH OPCJI I NEGOCJACJE (ok. 8-12 tygodni)

Po wybraniu spośród obejrzanych nieruchomości tych, które są dla nas najbardziej atrakcyjne, czas na wnikliwą analizę. Zapraszamy wynajmujących do złożenia ofert (dobry doradca zaproponuje wzór zapytania ofertowego, który ułatwi nam ich „czytanie”), przygotowania wstępnych aranżacji i wycen projektu. Na bazie uzyskanych w ten sposób informacji porównujemy budynki. Tu znów wielką pomocą będą narzędzia stosowane przez doświadczonych konsultantów – zestawienia tabelaryczne, mapy, modele finansowe czy matryce ocen kryteriów „miękkich” (m.in. komunikacja, otoczenie, certyfikacja budynku, udogodnienia) – znacznie ułatwiające znalezienie wspólnego mianownika dla wszystkich ofert. Idealnie, jeśli już na tym etapie mamy zapewnione wsparcie eksperta technicznego, który porówna dla nas standardy techniczne, oferowane pakiety aranżacji powierzchni czy przeznaczone na ten cel budżety.