Wynajem biura: renegocjacja umowy czy zmiana lokalizacji?

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Nie taki diabeł straszny…

Przede wszystkim nie należy od razu wykluczać którejkolwiek z opcji. Z mojego doświadczenia wynika, że najemcy zbyt często przywiązują się do decyzji o pozostaniu lub opuszczeniu powierzchni zanim jeszcze rozpoczną proces ewaluacji tych scenariuszy. Najlepiej by było, gdyby każda większa firma (zajmująca 2 000 lub więcej mkw. powierzchni biurowej) mogła rozpocząć taki proces co najmniej 18-24 miesiące przed terminem wygaśnięcia obowiązującej umowy najmu. Takie wyprzedzenie zapewnia możliwość uzyskania lepszych rezultatów – znaczną swobodę w wyborze dostępnych rozwiązań oraz możliwość spokojnego i rzetelnego przeprowadzenia całej ewaluacji.

Analiza – czyli wszystkie za i przeciw

Analizę należy rozpocząć od określenia oczekiwań względem własnego biura. Co nam się podoba w obecnym biurze, a co chcemy zmienić? Czy nasze biuro spełnia wytyczne korporacyjne np. dotyczące komfortu pracy? Gdzie i jakie biura zajmują nasi konkurenci? Jak wpływa to na pozyskiwanie nowych pracowników i ocenę ze strony klientów? Czy są konieczne jakiekolwiek zmiany?

Wielu najemców przeprowadza także diagnozę środowiska pracy w swoim biurze zarówno pod kątem praktycznym, jak i technicznym.

Rozważając pozostanie lub zmianę lokalizacji bardzo często doświadczony doradca przeprowadza także tzw. analizę lokalizacji miejsc zamieszkania kluczowych pracowników. Warto dowiedzieć się także jakie są planowane zmiany w otoczeniu obecnej lokalizacji, co będzie budowane, jakie będą usprawnienia infrastruktury i komunikacji, jaki jest standard techniczny budynku w porównaniu do nowo powstających projektów. I być może najważniejsze pytanie: Co oferuje nam rynek powierzchni biurowych?

Czego boimy się najbardziej?

Moje wieloletnie doświadczenie w pracy na rynku biurowym wskazuje, że obawy najemców często sprowadzają się do strachu przed zmianami i jest to moim zdaniem dość naturalne zachowanie. Większość lubi czuć się bezpiecznie, a sytuacje nam nieznane wywołują stres. Jaki zatem jest najłatwiejszy scenariusz?

W ostatnim czasie brałem udział w dwóch dużych transakcjach – jedna firma zajmująca ok. 10 000 mkw. przez kilkanaście lat w jednym biurowcu zdecydowała się na przeprowadzkę do nowoczesnego budynku, w nowej, zupełnie innej lokalizacji, druga, zajmująca w tym samym miejscu ok. 5 000 mkw. zdecydowała się pozostać.

W obu przypadkach analizowaliśmy bardzo dokładnie wszystkie za i przeciw. W pierwszym z nich, elementem decydującym o zmianie lokalizacji było „zmęczenie starym biurem” i nie przystający do nowoczesnych standardów wizerunek biura wśród pracowników. Naturalnie rozważano remont i przebudowę biura, ale okazało się, że logistyka takiego przedsięwzięcia wiązałaby się ze znacznymi „turbulencjami” w codziennym funkcjonowaniu firmy. W drugim przypadku najkorzystniejszym rozwiązaniem okazało się pozostanie. Biuro wymagało nieznacznego dostosowania do oczekiwań pracowników, stosunkowo łatwo było wykonać re-aranżację części powierzchni. Dodatkowo, uniknięcie często skomplikowanej procedury akceptacji ze strony zarządu korporacji przy zmianie biura oraz procesu zarządzania zmianą sprzyjało podjęciu decyzji o pozostaniu. Niebagatelne znaczenie miały również warunki finansowe transakcji.