5 kroków do wynajęcia idealnego biura

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Jak pokazują badania zrealizowane przez Fundację Pro Progressio, jednym z najważniejszych czynników przy wyborze lokalizacji dla biznesu jest dostępność powierzchni biurowych klasy A i B+. Wszyscy badani określają ją jako „zdecydowanie” lub „raczej” istotną. Jednocześnie nieco zaskakujący może wydawać się fakt, że atrakcyjność działki okazała się ważna zaledwie dla 42% respondentów.

Jak przyznaje Wiktor Doktór Prezes Fundacji Pro Progressio, przedsiębiorcy, którzy dopiero rozpoczynają swoją działalność na danym terenie, preferują wynajem budynku niż jego budowę. Nie jest to jednak nic szczególnie zaskakującego.

- Daje to możliwość szybszego ulokowania biznesu w atrakcyjnej lokalizacji, generuje mniejsze koszty, nie wymaga troski o administrację budynku – wyjaśnia Prezes Fundacji Pro Progressio.

1. Określ priorytety

Na polskim rynku występuje nadpodaż powierzchni biurowej, według raportu RICS na temat nieruchomości komercyjnych za II kwartał 2015 roku. W gąszczu ofert znalezienie idealnie dopasowanej przestrzeni biurowej nie jest jednak tak proste, jak mogłoby się wydawać. Główne kryteria brane pod uwagę przez najemców są zazwyczaj uniwersalne: lokalizacja, standard budynku oraz wykończenie powierzchni, ekspozycja budynku, jego wielkość i charakter. Najtrudniejsze w procesie decyzyjnym jest umiejętne dokonanie rozkładu wag dla poszczególnych czynników.

2. Działaj zgodnie z planem

Warto rozpocząć od ustalenia harmonogramu uwzględniającego poszczególne etapy poszukiwania powierzchni. Realna ocena możliwości budżetowych pomoże zawęzić listę potencjalnych lokalizacji do tych, które są w naszym zasięgu finansowym. Kolejny etap to wybór kilku opcji, a następnie tej jednej, której dotyczyć będą finalne rozmowy.

Kluczowym elementem harmonogramu jest data wyznaczająca początek okresu najmu. Kontraktowe zabezpieczenie dostępności powierzchni dla najemcy jest jednym z istotnych zapisów umowy – mówi Joanna Blumert, Associate, Manager ds. Rozwoju Biznesu w dziale powierzchni biurowych firmy Cushman & Wakefield - Nie bez znaczenia w całym procesie jest zaplanowanie czasu na aranżację biura. Różne bowiem będą założenia dla przygotowania powierzchni kilkuset metrowej czy powierzchni kilku tysięcy metrów.

3. Patrz w przyszłość

Podejmując decyzję o wyborze biura należy wziąć pod uwagę nie tylko obecne zapotrzebowania firmy, ale także okoliczności, które mogą wystąpić w przyszłości: spodziewany w ciągu kilku lat spadek lub wzrost zatrudnienia, rozważane przejęcia i fuzje. W umowie należy uwzględnić zapisy dotyczące rozwoju firmy oraz uzgodnienia na wypadek ewentualnej redukcji czy ograniczenia działalności biznesowej.

4. Posłuchaj pracowników

Istotne czynniki przy wyborze biura to również te, które mają realny wpływ na codzienny komfort pracowników firmy: dostęp do komunikacji publicznej, parkingu, ale także rozplanowanie powierzchni i jej zaaranżowanie oraz design.

Warto zauważyć, że firmy coraz częściej konsultują swoje plany z pracownikami, żeby nowe biuro spełniało oczekiwania nie tylko zarządu, ale również zespołu. Ważne, aby osoby decyzyjne nie patrzyły na nowe biuro tylko i wyłącznie pod kątem kosztów. Najtańsza, nieodpowiadająca zespołowi lokalizacja, niski standard może spowodować rotację wśród pracowników i problemy związane ze znalezieniem nowej kadry – mówi Izabela Ciszewska, Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy w JLL.

5. Zatrudnij specjalistę

W celu usprawnienia procesu wynajmu warto pomyśleć o skorzystaniu z pomocy specjalisty.

Doświadczeni agenci potrafią zidentyfikować możliwości, które nie są oczywistym wyborem. Poza standardowo dostępnymi, wyszukają również oferty, które nie są ogólnie znane na rynku, wynegocjują atrakcyjne bonusy, ulgi, czy dopłaty – mówi Mateusz Strzelecki, Senior Associate w firmie doradczej Walter Herz.

W jakie pułapki najczęściej wpadają najemcy rezygnując z pomocy specjalisty?

Nie zwracają uwagi na zapisy dotyczące opłat eksploatacyjnych i standardu technicznego danego obiektu lub nieświadomie zgadzają się na poniesienie opłat za powrót do pierwotnego stanu biura, jeszcze sprzed wprowadzenia wszystkich zmian na powierzchni, w przypadku decyzji o wyjściu z danego obiektu – mówi Izabela Ciszewska.