Czas na nowe biuro. Przeprowadzka nie musi być koszmarem

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Koszty wyjścia - czyli sprawdzamy umowę

Przed finalną decyzją o opuszczeniu dotychczasowego biura i poinformowaniem o tym właściciela należy dokładnie zapoznać się z zapisami w umowie najmu, dotyczącymi tzw. „reinstatement” - czyli obowiązku przywrócenia powierzchni do stanu poprzedniego. Dawniej taki zapis często umieszczano w umowach, teraz jest on rzadziej spotykany. Dlaczego warto to sprawdzić? Czasem taki zapis może podważyć finansowo plan przeprowadzki, znacząco podnosząc koszty związane z opuszczeniem dotychczasowej powierzchni. Przywrócenie powierzchni do stanu poprzedniego może wiązać się z wyburzaniem ścianek działowych, demontażem elementów aranżacji, przywróceniem toalety dla niepełnosprawnych (w miejsce której w trakcie najmu urządzono prysznic), bardzo kosztownym usunięciem ulepszeń specyficznych dla danego biznesu (sejfy, laboratoria, serwerownie, kancelarie tajne). Jeżeli mamy taki zapis w umowie, warto zawczasu określić szczegóły tego obowiązku i zakres prac do wykonania, a następnie rozpocząć negocjacje z wynajmującym na temat kosztu tych prac.

Warto mieć kwity

Bardzo ważna jest tzw. dokumentacja wyjściowa opisująca ów standard wyjściowy. Zwyczajowo, powinniśmy to być w stanie określić na podstawie protokołu przekazania powierzchni i planów aranżacji, dołączonych do umowy najmu. Ponieważ każde praktycznie biuro przechodzi pewne modyfikacje związane z układem funkcjonalnym w trakcie trwania najmu, należy także zgromadzić całą dokumentację związaną z przeprowadzonymi w biurze przeróbkami. Czasem można mieć problem, gdy wykonało się prace bez uprzedniego poinformowania o nich właściciela.



W praktyce, większość wynajmujących będzie oczekiwać fizycznego zdemontowania tych elementów, które są bardzo specyficzne dla odchodzącego najemcy – wychodząc z założenia, że nowy użytkownik nie będzie z nich korzystał. W odniesieniu do pozostałych elementów aranżacji wynajmujący powinni być skłonni określić kompromisowy poziom kosztów, które najemca pokryje przed zakończeniem najmu. Dzięki temu wynajmujący może liczyć, że o ile aranżacja jest dobra, a powierzchnia niezniszczona, może skorzystać wynajmując ją kolejnemu najemcy w stanie nienaruszonym, po uprzednim odświeżeniu. Kwoty, które zapłaci w takim układzie odchodzący najemca, mogą zostać wykorzystane na niezbędne odświeżenie oraz modyfikacje dla nowego użytkownika biura. Oczywiście, jeżeli powierzchnia jest ponadnormatywnie zużyta, najemca musi zawsze zapłacić za wyrządzone szkody. Jeżeli wynajmujący przedstawia kosztorys prac, warto poprosić inną firmę o niezależną wycenę. Czasem także przy wyprowadzce jest także potrzebna pomoc project managera.

Planujemy przeprowadzkę

W naszym Praktycznym Poradniku Najemcy Biura pisaliśmy już wielokrotnie jak ważny jest czas i dobre planowanie. Często nasi klienci nie zdają sobie sprawy ile czasu zajmuje przeprowadzka, utylizacja mebli, przeniesienie sprzętu IT. Im większa firma, tym większa skala takiego przedsięwzięcia.
Nawet tak z pozoru prozaiczna czynność jak utylizacja starego wyposażenia naszego biura może stać się problemem i zająć dużo czasu, niewiele jest bowiem opcji „mądrej” i szybkiej utylizacji mebli czy sprzętu biurowego. Warto pomyśleć komu mogą one się przydać – szkoły, ośrodki pomocy, fundacje. Można je także rozdać/sprzedać pracownikom lub sprzedać na rynku mebli używanych, który niestety działa dość słabo.

Zawsze trzeba pamiętać, że termin opuszczenia powierzchni jest nieprzekraczalny, jeśli nie chcemy płacić kar umownych.