Wynajem biura: jak oszacować miesięczny koszt?

Przeczytaj także: Powierzchnie biurowe: walcz o elastyczność umowy najmu

Rodzaje rozliczeń kosztów najmu na rynku komercyjnym

Według prawa przez zawarcie umowy najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Należy mieć na uwadze fakt, że strony umowy posiadają możliwość swobodnego kształtowania swoich relacji. Świadoma regulacja sposobu rozliczania kosztów najmu to jeden z najważniejszych punktów negocjacji oraz kluczowe postanowienie umowne.

Niezaprzeczalnym jest fakt, że w przypadku nieruchomości komercyjnych na czynsz sumuje się wiele składników. Poza czynszem najemca ponosi również inne opłaty związane z korzystaniem z lokalu, tj.: koszty zużytej energii, ciepłej i zimnej wody, koszty opłat internetowych. W umowie można przyjąć różne rozdaje rozliczeń całkowitych kosztów najmu:

• Gross Lease – aktualnie bardzo rzadko spotykany typ umów na nowoczesnym rynku komercyjnym. Umowa gwarantująca całkowite pokrycie miesięcznych opłat za wynajem powierzchni poprzez kwotę w niej określoną. Jej postanowienia zakładają, że zarządca uiszcza wszystkie opłaty eksploatacyjne z czynszu pobieranego od wynajmującego. Wydawać by się mogło, że jest to najlepsze rozwiązanie dla małych przedsiębiorstw, jednak w praktyce niesie z sobą niebezpieczeństwo przeszacowania wysokości czynszu przez zarządcę: najemca wówczas będzie opłacał media, których nie zużywa.
• Triple Net Lease (NNN) – czyli tzw. umowy instytucjonalne. Rodzaj umowy najmu pokrywającej, prócz czynszu bazowego, również opłaty eksploatacyjne. W ich skład wchodzą określone należności, koszty oraz podatki naliczane w związku z utrzymaniem całego budynku, w którym znajduje się przedmiot najmu (np. sprzątanie powierzchni wspólnych, konserwacja wind, wynagrodzenie zarządcy nieruchomości, koszty podatku od nieruchomości, opłat za ubezpieczenia nieruchomości). Całkowita wysokość opłat eksploatacyjnych to roczna proporcja wszystkich kosztów i wydatków związanych z utrzymaniem budynku w stosunku do powierzchni przedmiotu najmu (z uwzględnieniem add-on-factor, czyli czynnika powierzchni wspólnych). Ich wysokość jest zazwyczaj podawana w przeliczeniu na metr kwadratowy powierzchni biura – rośnie więc proporcjonalnie wraz z wielkością lokalu.
• Double Net Lease (NN) - Jest to podobny sposób rozliczania umowy najmu do Triple Net Lease. Jedyna różnicę stanowi fakt umownego wyłączenia z kosztów dodatkowych opłat związanych z ubezpieczeniem nieruchomości, podatkiem od nieruchomości oraz opłaty z tytułu użytkowania wieczystego gruntu. Pozostają one po stronie zobowiązań wynajmującego.
• Full Service Lease – jest to najprostszy do rozliczania typ umowy. Zazwyczaj postanowienia umowne określają wszelkie koszty związane z utrzymaniem nieruchomości wraz z opłatami za media (zdarza się, że nie jest wliczony koszt telefonu i Internetu). Ten typ regulacji stosunku prawnego łączącego najemcę i wynajmującego spotykany jest często w przypadku biur serwisowanych oraz małych powierzchni biurowych.

W zależności od przyjętego umownego modelu rozliczenia najemcy powinni być przygotowani na pojawienie się dodatkowych opłat implikowanych przez wielkość powierzchni lub lokalizację biurowca. Najemcy decydujący się na zawarcie umowy NNN powinni mieć na uwadze, że prócz podstawowego czynszu będą się zmagać z opłatami za:

• Media – czyli opłaty za gaz, prąd czy wodę. Warto przed podpisaniem umowy oszacować ich średnie zużycie. W przypadku starszych budynków z pewnością będą wyższe. Nowoczesne (zielone budynki) z certyfikatami zrównoważonego budownictwa gwarantują obniżenie opłat za media. Warto zwrócić się do zarządcy budynku z prośbą o wstępne oszacowanie kosztów prądu, gazu i wody.
• Telefony i Internet – opłaty w dużej mierze zależne od zdolności negocjacyjnych najemcy. Jeśli już jakiś czas korzysta z usług operatora i uda się przenieść dotychczasową umowę usług internetowych do nowej lokalizacji, nie będzie to element negocjacji z zarządcą. Jeżeli natomiast nie jest to możliwe lub najemca nie był wcześniej związany tego rodzaju umowami należy zweryfikować wysokość tych opłat u zarządcy.
• Ubezpieczenie – bardzo często pomijany koszt. Należy pamiętać, że większość zarządców wymaga ubezpieczenia wynajmowanej powierzchni. Warto w tej kwestii zgłosić się do kilku konkurencyjnych firm ubezpieczeniowych, w celu porównania ofert i wynegocjowania najkorzystniejszych warunków.
• Opłaty eksploatacyjne – koszty związane z utrzymaniem powierzchni wspólnych w budynku (add-on-factor), czyli odśnieżanie, mycie okien, sprzątanie itp.
• Naprawy oraz sprzątanie – nie wszystkie umowy zawierają w sobie koszy utrzymania dobrego stanu technicznego oraz sprzątania wynajętej powierzchni (nie należy mylić z powierzchniami wspólnymi).

Optymistyczny z punktu widzenia najemcy jest fakt, że dynamicznie rosnąca podaż powierzchni biurowej powoduje coraz bardziej przystępne kształtowanie się cen wynajmu biur w Warszawie. Co prawda nie widać wyraźnych spadków cen ofertowych, jednak rośnie ilość udogodnień finansowych serwowanych przyszłym najemcom, tj. wakacje czynszowe, wykończenie powierzchni według potrzeb najemcy, usługi transferu pracowników czy elastyczne podejście do warunków umowy. W ostatecznym rozrachunku czynsz efektywny może się różnić od ceny wywoławczej nawet ok 20%.

Sylwia Krakus, pełnomocnik ds. prawnych,