Wynajem lokalu w galerii, czyli wysokość czynszu to nie wszystko

Przeczytaj także: Zmiany dla najemców lokali w galeriach handlowych w czasie zakazu prowadzenia działalności

Kary umowne

Kary umowne są rodzajem finansowego odszkodowania za niedotrzymanie zapisów umowy. W przypadku najmu powierzchni handlowej, kary najczęściej dotyczą najemcy i są konsekwencją np. zwłoki w otwarciu sklepu, nie przestrzegania godzin pracy lokalu albo niezgodnego z ogólną koncepcją, na którą najemca wcześniej się zgodził, wyglądu witryny.

Ogólnie można stwierdzić, iż brak kar umownych w umowie jest sytuacją korzystną dla najemcy – wtedy najpewniej nie poniesie on konsekwencji za niewielkie naruszenia, gdyż wynajmujący zawsze będzie musiał udowodnić szkodę i jej wysokość przed sądem. Zasadą jednak jest, iż w celu zdyscyplinowania najemcy, wynajmujący nie rezygnują z zapisów odnośnie kar umownych, wtedy zadaniem doradcy najemcy albo jego prawnika jest wynegocjowanie jak najniższej kary lub zawężenie możliwości jej nałożenia.
Jeśli dopilnowaliśmy tego przy podpisywaniu umowy i kary są symboliczne, może się zdarzyć, że w jakiejś kryzysowej sytuacji, bardziej korzystne dla najemcy będzie zapłacenie kary, niż wywiązanie się z umowy – np. zamknięcie sklepu na jeden dzień, gdy nagle rozchorował się pracownik i jest trudność ze znalezieniem zastępstwa lub jest ono dość kosztowne.

Remonty i modernizacje

Remonty i modernizacje zawsze pochłaniają ogromne budżety, dlatego nie bez znaczenia jest to, kto ostatecznie za nie zapłaci. Wynajmujący bardzo chętnie przerzucają koszty prac modernizacyjnych obiektów handlowych na najemców, argumentując, że takie inwestycje realizują dla ich korzyści. Tymczasem remont w bezpośrednim ujęciu przede wszystkim podnosi wartość obiektu. Pamiętając o tym, najemca może odmówić zgody na zapis umowny zmuszający go do partycypowania w kosztach prac remontowych lub postarać się ten zapis doprecyzować, wyłączając remonty struktury obiektu, wymiany schodów ruchomych czy wind lub innych bardzo drogich elementów budynku. Co więcej, najemca może, a nawet powinien zapytać o plan remontów i modernizacji na najbliższe lata (czyli zobowiązać wynajmującego do utrzymania nieruchomości w dobrym stanie). Może też poprosić o przejrzyste rozpisanie finansowania poszczególnych prac. Preferowaną przez rynek praktyką jest, gdy drobne naprawy są pokrywane z opłaty eksploatacyjnej (uiszczanej przez najemców), natomiast remonty konstrukcji budynku (remont dachu, wymiana instalacji) – z budżetu właściciela.

Kolejna sprawa to liczenie udziału najemcy w kosztach wspólnych utrzymania obiektu. Jeśli najemca, albo jego doradca, nie zadbają o to na początku, może się okazać, że koszty, bez względu na poziom wynajęcia inwestycji, rozkładają się na obecnych najemców. Mówiąc krótko: najemcy „zrzucają się” na niewynajęte sklepy. Tymczasem wynajęcie sklepów w galerii jest zadaniem właściciela obiektu i nie powinien on „karać” najemców za pustostany. Dlatego dla najemcy najbardziej korzystny i uczciwy byłby zapis mówiący o tym, że opłata eksploatacyjna liczona jest w proporcji powierzchni lokalu do powierzchni wynajmowalnej w obiekcie.

Wyjątki od zasady triple net lease

Na polskim rynku handlowym dość powszechnie stosowana jest zasada umów najmu zwana triple net lease. Zakłada ona przerzucenie na najemców wszystkich wydatków związanych z funkcjonowaniem obiektu, jak koszty utrzymania powierzchni wspólnych, sprzątania, odśnieżania, ubezpieczenia, zarządzania nieruchomością, wywozu śmieci itd., ale również podatków od nieruchomości, czy opłat za użytkowanie wieczyste.

Po zsumowaniu mogą to być naprawdę pokaźne kwoty, a w dodatku bardzo trudne do kontrolowania przez najemcę. Dodatkowo, wynajmujący w takiej sytuacji nie ma żadnego interesu w optymalizowaniu kosztów, czyli np. znalezieniu tańszej firmy sprzątającej albo ochroniarskiej. Najemca ponosi całe ryzyko, również to związane ze zmianami przepisów i zdarzeniami losowymi.

Co w tej sytuacji można zrobić? Każdy najemca powinien bardzo uważnie przyjrzeć się sposobowi rozliczania opłat eksploatacyjnych i spróbować przewalczyć najbardziej krzywdzące zapisy lub dołożyć starań, aby ograniczyć wzrost tych składowych opłat, na które wynajmujący ma duży wpływ.

Zachęty i rabaty

Negocjując tzw. zachęty i rabaty najemca może uzyskać bardzo wymierne korzyści finansowe. Najlepsze sieci, z punktu widzenia wynajmującego, mogą dostać nawet wielomiesięczny upust od płatności czynszu.

Chcąc pozyskać najemców, wynajmujący oferują również zachęty. Ich lista jest ograniczona zasadniczo wyłącznie kreatywnością i elastycznością stron. Mogą to być usługi marketingowe i promocyjne, pomoc w procesie rekrutacji pracowników, usługi remontowe i inne. Jedną z najpopularniejszych zachęt jest częściowe albo całkowite pokrycie prac adaptacyjnych/wyposażenia lokalu, czyli tzw. fit out. Warto o niego zawalczyć, ponieważ, jak pokazuje doświadczenie, właściciel budynku na wystrój i wyposażenie sklepu może przeznaczyć dość spore kwoty.

Kto może liczyć na zachęty? Największą siłę w negocjacjach mają sklepy wielkopowierzchniowe albo legitymizujące się znanym i pożądanym logo, które przyciągnie klientów do galerii albo zwiększy jej prestiż. Zdarza się również, że sytuacja wynajmującego podnosi szanse negocjacyjne najemcy, w tym również takich mniej rozpoznawalnych niż światowe marki. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy właściciel szykuje obiekt do sprzedaży i pilnie potrzebuje zapełnić niewynajęte powierzchnie.

Podczas negocjacji warto wysłuchać propozycji wynajmującego, po czym dokładnie je przeanalizować i przeliczyć na zaoszczędzony czas i pieniądze.

Przyrzeczenia umowne

Negocjując umowę najmu, przedstawiciele właściciela obiektu obiecują najemcy wiele korzyści, uzasadniając w ten sposób np. wysokość czynszu. Takie obietnice często wpływają na ostateczną decyzję najemcy, ale powinny zostać wcześniej przedstawione na piśmie z zastrzeżeniem sankcji wobec wynajmującego, gdyby ten nie wykonał swych zobowiązań. Tym bardziej, jeśli jest to dopiero debiutująca galeria handlowa i większość rzeczy mieści się jedynie w sferze przypuszczeń i obietnic. I tak np.: właściciel nowo otwartej galerii może na początku negocjacji przedstawić najemcy przewidywaną liczbę odwiedzających, ale nie może tego zagwarantować w umowie. Zwrócenie na to uwagi wynajmującemu, stawia najemcę w lepszej pozycji negocjacyjnej, np. co do wysokości czynszu albo innych zachęt.

Inne obietnice udaje się zapisać w umowie. Powiedzmy, że firma X wynajmuje powierzchnię na food courcie. Wynajmujący, chcąc podbić stawkę, obiecuje, że w ciągu dwóch lat na sąsiedniej działce powstanie kino. Doradca najemcy może w tej sytuacji np. negocjować zapis, że jego klient otrzyma 5 proc. upustu od czynszu, aż do momentu otwarcia kina. Przyrzeczenie, którego nie da się zapisać w umowie, przestaje być argumentem po stronie wynajmującego. W umowie można również zapisać kalendarz imprez promocyjnych albo obiecaną modernizację.

Jak widać więc, możliwości skorzystania na dobrze skonstruowanej umowie są dość spore – potrzebne są do tego jednak: dogłębna znajomość zachowań uczestników danego rynku oraz specjalistyczna wiedza, prawnicza, czy techniczna – dlatego opłaca się korzystać z usług doświadczonych specjalistów.

Michał Śmietański, Członek Zarządu i Dyrektor Działu Prawnego w firmie