Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Przeczytaj także: Wynajem biura: czy Facility Management ma sens?

1. Zacznij od porządków

Pierwszy krok w przygotowaniu do przeprowadzki to przegląd przechowywanych w biurze rzeczy. Aby wszystko przebiegało sprawnie, warto zaangażować do niego osoby z różnych działów, a cały proces podzielić na etapy. Na początku warto przyjrzeć się dokumentacji i zastanowić się, czy wszystkie dokumenty muszą być przechowywane, które z nich muszą być dostępne na co dzień, a które można zmagazynować w archiwum.

Wiele organizacji porządkowanie biurek oraz szaf pracowniczych, zarówno tych indywidualnych, jak i współdzielonych przez zespoły, stara się zmienić w pewnego rodzaju działanie integracyjne. Zamawiana jest pizza, segregowaniu rzeczy towarzyszą żarty. To, co ma być przewiezione do nowego biura, chowane jest do odpowiednio opisanych kartonów. Reszta trafia do śmieci – mówi Karolina Dudek, Workplace Strategy Manager, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland.

Dobrym pomysłem jest również inwentaryzacja mebli i to bez względu na to, czy będą stanowić one wyposażenie nowego biura czy nie. W tym pierwszy wypadku przegląd może ujawnić, w jakim stanie są poszczególne meble. Może trzeba coś naprawić lub wymienić. Może się też okazać, że jakieś meble powinny być przewożone w całości, a inne można rozkręcić. Jeśli planowany jest zakup nowego wyposażenia, konieczne jest podjęcie decyzji, co zrobić ze starymi meblami.

Może warto zrobić aukcję pracowniczą? Można także je zutylizować, ale wiąże się z dodatkowymi kosztami, albo spróbować sprzedać. Jeśli o pomoc poprosimy firmę meblarską, która dostarczać będzie wyposażenie do nowego biura, zajmie się jednocześnie utylizacją obecnych za o wiele mniejszą opłatą. Podobnie w wypadku sprzętu IT – mówi Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland.

2. Sprawdź, w jakim stanie należy zostawić biuro

Znalezienie firmy przeprowadzkowej, która przewiezie kartony i meble, na ogół nie nastręcza problemów, ale warto pamiętać, że wyniesienie wszystkich rzeczy z biura to często za mało.

To, w jakim stanie należy pozostawić powierzchnię biura, uregulowane jest w umowie najmu. Zwykle powierzchnię trzeba po prostu posprzątać, ale może się okazać, że niezbędne są drobne prace remontowe związane z przywracaniem stanu oryginalnego. Dobrze jest sprawdzić zapisy umowy z wyprzedzeniem, żeby nie mieć w dniu oddania powierzchni przykrej niespodzianki – komentuje Małgorzata Fibakiewicz, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland.

Część firm meblarskich i fit-outowych oferuje usługę doprowadzenia zwalnianej powierzchni do pożądanego stanu i warto o to dopytać w trakcie wybierania firmy, której zlecona zostanie realizacja nowego biura. Dobrą praktyką jest uwzględnienie obu działań w ramach jednej umowy.

3. Pamiętaj, żeby wyznaczyć osobę odpowiedzialną za odbiór nowej powierzchni

Zanim jednak do nowego biura zostaną dostarczone rzeczy przez firmę przeprowadzkową, nową powierzchnię trzeba odebrać. Czasem firmy odbierają gotową powierzchnię z meblami i tylko wnoszą sprzęt komputerowy i dokumenty.

Rekomendujemy, aby co najmniej dwie osoby, spośród tych które były włączone w proces zmiany siedziby, były również wyznaczone do odbioru lokalu. Pozwoli to uniknąć wielu nieporozumień a przede wszystkim dzięki temu utrzymamy odpowiedni przebieg cyklu – mówi Maciej Skurczyński, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland.

Kolejne kroki to sprawdzenie czy działa internet, a później gdy firma przeprowadzkowa przewiezie rzeczy zweryfikowanie, czy wszystkie pudła i dokumenty dotarły oraz czy nie zostały naruszone.

4. Nie zapomnij o podpisaniu klauzuli z „trzech siódemek”

Trzeba także pamiętać o ostatnich ważnych formalnościach związanych chociażby z koniecznością podpisania dokumentu o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, dla której podstawę prawną stanowi art. 777 kodeksu prawa cywilnego. Umowa, potocznie zwana „siódemkami”, taka musi być zawarta w formie aktu notarialnego i zabezpiecza roszczenia wierzyciela na wypadek, gdyby najemca przestał opłacać czynsz.

5. Zaktualizuj dane adresowe, by pozostać w kontakcie ze światem

Aktualizacja danych to dość oczywiste działanie, ale powinno zostać zaplanowane i dobrze jest wyznaczyć osobę, które zajmie się jego koordynacją i będzie odpowiedzialna za dopilnowanie, by przebiegło to sprawnie. Warto zacząć od sporządzenia listy dokumentów, w których trzeba zmienić dane teleadresowe.

Zazwyczaj dane trzeba zmienić w KRS, polisie ubezpieczeniowej, na stronie internetowej i w innych serwisach internetowych takich jak portale społecznościowe, bazach teleadresowych, a także we wzorach stosowanych dokumentów firmowych, na wizytówkach i w materiałach marketingowych oraz w umowach serwisowych – mówi Małgorzata Małecka, Konsultant Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland.

Po jakimś czasie od zgłoszenia zmian warto jest zweryfikować, czy dane zostały zaktualizowane i czy zostały zaktualizowane przez wyszukiwarkę Google w ramach usługi Google Maps – komentuje Adrian Bojczuk, Zastępca Dyrektora, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate.

Dobrą praktyką jest też poinformowanie recepcji w budynku o nowym adresie, pod który powinna być kierowana korespondencja, lub porozumienie się, by był możliwy odbiór poczty z poprzedniej lokalizacji. Trzeba także pamiętać o zleceniu przekierowania numerów telefonów i wysłaniu informacji o zmianie siedziby do kontrahentów.