Najbardziej sporne klauzule w umowach najmu biura

Przeczytaj także: Umowa najmu: najbardziej sporne klauzule

Rynek powierzchni biurowych ulega intensywnym przemianom, które z jednaj strony niosą za sobą wiele szans, a z drugiej mogą być źródłem zagrożeń dla działających na nim podmiotów. Jakie kwestie przysparzają największych problemów przy podpisywaniu umów najmu lokali biurowych? Z opracowania kancelarii Argon Legal oraz organizacji RICS wynika, że obecnie za najbardziej kłopotliwe uznawane są kwestie związane z klauzulą dotyczącą następstw opóźnienia w przekazaniu lokalu. Odsetek respondentów, którzy wskazali tę odpowiedź jest o 5 punktów procentowych wyższy niż podczas poprzedniej edycji badania (Najbardziej sporne klauzule w umowach najmu powierzchni biurowych 2015). W czołówce „trudnych” lub „bardzo trudnych” klauzul utrzymują się również negocjacje kar umownych w przypadku wypowiedzenia umów. W tym roku wskazało na nią aż 53% respondentów, ale warto nadmienić, że w 2015 roku było to 61% ankietowanych.

- Nowe budynki biurowe czy projekty multifunkcyjne, tworzące całe fragmenty nowoczesnej tkanki miejskiej to również coraz liczniejsza obecność zagranicznych inwestorów instytucjonalnych i coraz bardziej już rozpowszechnione instytucjonalne umowy najmu. Słowo „instytucjonalne” w tym przypadku kojarzy się ze „skomplikowane” i faktycznie coś w tym jest. Umowy rozrosły się już do obszernych ksiąg zbliżając się do nawet 100 i więcej stron wraz z załącznikami dając z jednej strony pole do popisu prawnikom z drugiej jednak stanowiąc nie lada wyzwanie dla najemcy, który z taką umową spotyka się nie częściej niż raz na kilka lat - mówi Seweryna Afanasjew – Członek Zarządu RICS EUROPE. - Dzisiaj, żeby doprowadzić do podpisania umowy najmu prawnicy obydwu stron spędzają na negocjacjach długie godziny, żeby nie powiedzieć tygodnie. Dodatkowo instytucje finansujące, jako ważny uczestnik rynku nieruchomości, inicjują pojawianie się w umowie najmu dodatkowych klauzul, zabezpieczeń i obostrzeń – dodaje Seweryna Afanasjew.

Znaczące zmiany zaszły w postrzeganiu zakresu odpowiedzialności najemców. Jeszcze w 2015 roku 42% respondentów uznawało tę klauzulę za „trudną” lub „bardzo trudną”, w tegorocznej ankiecie, jako „trudną” w negocjacjach z najemcami postrzega ją jedynie 18% badanych, a zatem został tu odnotowany spadek aż o 24% punkty procentowe. Jeszcze bardziej spadła liczba odpowiedzi wskazujących długość obowiązywania gwarancji po wygaśnięciu umowy, jako zapis trudny negocjacyjnie. W badaniu z 2015 roku wskazało na tę klauzulę aż 33% badanych, teraz jedynie 2%.

- Wydaje się, że jest to objaw postępującego dojrzewania rynku najmu powierzchni biurowych – strony negocjacji znają swoje wzajemne stanowiska i wiedzą, jakie warunki można uznać za rynkowe i na uzyskanie czego mają szansę – tłumaczy Sławomir Lisiecki, Partner kancelarii Argon Legal.

- W samej Warszawie podaż powierzchni biurowych przekracza 5 milionów metrów kwadratowych, a w budowie jest kolejne 700 tys. Trzeba zatem negocjować szybko i dużo, szukać rozwiązań kompromisowych, eliminować postanowienia niepraktyczne, „przegadane”, regulujące sytuacje, które się nigdy nie zdarzają (lub zdarzają bardzo rzadko), wypracowywać reguły wystarczająco chroniące interes „naszej” strony – akceptowalne jednak dla kontrahenta – dodaje ekspert.

Ponad trzykrotnie mniej niż przed trzema laty jest też wskazań dotyczących kłopotów z dostarczaniem gwarancji bankowych. W 2015 roku 33% respondentów wskazało tę klauzulę jako problematyczną, w tegorocznej ankiecie za trudną uznało ją jedynie 9% badanych. Mniej kłopotów sprawiają teraz także zasady regulowania opłat eksploatacyjnych (spadek z 30% na 24%) i wypowiadania umów przez wynajmujących (spadek z 40% na 24%).

- Sytuacja na rynku ewoluuje, ale podstawowe aspekty jego funkcjonowania pozostają dla najemców i wynajmujących niezmienne. Zabezpieczenie ciągłości biznesu i najmu to główne elementy, na jakich zależy najemcom. Odzwierciedlają to choćby coraz dłuższe okresy najmu zapisywane w umowach, czy planowane z coraz dłuższym wyprzedzeniem procesy wynajmu powierzchni. To pokazuje strategiczne zmiany, jakie zaszły w ostatnim czasie w kreowaniu polityki w segmencie nieruchomości komercyjnych – podsumowuje Bartłomiej Zagrodnik z Walter Herz.

Informacje o badanu
W badaniu pt. „Najbardziej sporne klauzule w umowach najmu powierzchni biurowych 2018” udział wzięli przedstawiciele deweloperów i operatorów powierzchni biurowych, ich najemców oraz innych podmiotów zaangażowanych na co dzień w negocjacje umów najmu. Uczestnicy badania oceniali poszczególne zapisy umów pod kątem trudności i czasochłonności związanych z ich ustaleniem.