Nowe biuro, lepsza jakość, więcej możliwości

Przeczytaj także: Przeprowadzka do nowego biura: 5 zadań office managera

Zmiana biura to niewątpliwie dobra sposobność, aby stworzyć nowej jakości przestrzeń, która może stać się kartą przetargową w pozyskiwaniu pracowników. Na relokacji biura można zyskać również atrakcyjny, nie pozostający bez wpływu na wizerunek firmy, fit-out miejsca pracy czy optymalizację kosztów najmu. Relokacja może przyczynić się również do poprawy funkcjonalności powierzchni i dostosowania pomieszczeń do stylu pracy zespołu. Efektem tego można uzyskać sprawniejszy przepływ informacji i lepszą współpracę między działami, co w ostatecznym rozrachunku powinno oznaczać poprawę zdolności operacyjnej teamu. Taka zmiana daje zarówno możliwość analizy potrzeb i wdrożenia szytych na daną miarę rozwiązań, jak i optymalizacji aktualnych.

Atrakcyjnie zaprojektowane i dobrze zlokalizowane biuro stanowi niewątpliwie wartość dodaną w firmie i jest jednocześnie świetnym narzędziem rekrutacyjnym, zwiększającym możliwość przyciągnięcia do niej najzdolniejszych, pracowników. Pomysłowo zaprojektowana i zarazem funkcjonalna przestrzeń sprawia, że otoczenie w miejscu pracy staje się wyjątkowe, na co szczególną uwagę zwracają potencjalni pracownicy.

Przestrzenie standardowe i współdzielone

Odpowiednio dobrana lokalizacja może także usprawnić kontakt z klientami i ułatwić pracownikom dojazd do pracy. Nie bez znaczenia jest też wygodne zaplecze konferencyjne, jakie zapewniają dziś nowoczesne obiekty. Ich najemcy mogą korzystać ze świetnie wyposażonych, dużych sal konferencyjnych, czy pomieszczeń eventowych. Poza tym, jak zauważają eksperci Walter Herz, w oddawanych teraz projektach biurowych standardowo już swoje usługi oferują operatorzy powierzchni współdzielonych i przestrzeni coworkingowych, co przynosi firmom szersze możliwości wyboru rodzaju biura i daje możliwość szybkiego zwiększenia zajmowanej powierzchni. Biura serwisowane, dzięki elastycznym warunkom najmu, mogą być też wykorzystywane okresowo, w przypadku zaistnienia konkretnych potrzeb firmy, co pozwala jej optymalizować koszty. Zmiana biura to jednak nie jedyna opcja. Renegocjacja umowy i przebudowa biura również może przynieść firmie liczne korzyści i otworzyć wiele możliwości.

Popyt na biura w największych miastach w kraju wciąż utrzymuje się na bardzo wysokim poziomie. Szczególnie dużą chłonnością odznacza się rynek warszawski. Oferta biurowa w największych ośrodkach miejskich w kraju jest coraz większa i bardziej zróżnicowana. W samej Warszawie, według danych Walter Herz, w budowie pozostaje niemal 800 tys. mkw. powierzchni biurowej. Zdecydowana większość dużych projektów zostanie jednak ukończona dopiero za rok lub dwa lata, a budowa największych, stołecznych inwestycji potrwa jeszcze dłużej. By zabezpieczyć najbardziej atrakcyjne lokalizacje, firmy coraz częściej decydują się na podpisywanie umów przednajmu. W pierwszej połowie 2018 roku tego typu kontrakty obejmowały prawie jedną czwartą wolumenu powierzchni w transakcjach zawartych na warszawskim rynku.

Rozwiązania tymczasowe

Wybór nowego biura nie musi się jednak wiązać już teraz z selekcją spośród puli tylko tych powierzchni, do których relokacja możliwa jest w momencie zakończenia obowiązującej umowy najmu. Okres przejściowy, do czasu oddania wybranej powierzchni firma może „przeczekać” w biurze serwisowanym lub coworkingowym. Coraz częściej jest to możliwe nawet na terenie tego samego obiektu, jeśli powierzchnia zakontraktowana została w budynku realizowanym w kompleksie, w którym jest przestrzeń współdzielona w gotowym już biurowcu. Projektowanie powierzchni coworkingowych, czy biur serwisowanych w kompleksach wielofunkcyjnych i budynkach biurowych różnej klasy stało się już standardem, ponieważ wpływa to na poprawę atrakcyjności oferty, dając dodatkowe możliwości najemcom.

Kompleksowo wyposażone, gotowe do pracy biura współdzielone lokowane w biurowcach sprawdzają się dziś już, nie tylko w przypadku start-upów i freelancerów, czy podczas pracy projektowej, do której zatrudniani są pracownicy kontraktowi na okres realizacji przedsięwzięcia. Z takiego rozwiązania, jak przyznają specjaliści Walter Herz, korzysta obecnie także wiele dużych firm i korporacji poszukujących wysokiej klasy miejsc do pracy dla swoich pracowników w początkowym okresie po wejściu na nowy rynek. Zanim ostatecznie firma wprowadzi się do biura docelowego, którego znalezienie i aranżacja wymaga czasu. Firmy wykorzystują je również do celów realizacji konkretnych procesów bądź zleceń, które mają określone ramy czasowe i wymagają krótkich okresów umów najmu.

Elastyczne miejsca pracy

Biura serwisowane gwarantują bowiem automatycznie pełny zakres usług biznesowych, a powierzchnie coworkingowe, poza rozbudowanym wachlarzem usług zapewniają również przestrzeń do asocjacji z innymi użytkownikami, co może przynieść ciekawe kontakty biznesowe i podbić kreatywność pracowników.

Firmy które dostrzegają potencjał coworkingu decydują się także na zawieranie transakcji łączonych. Podpisują umowy obejmujące wynajem, zarówno powierzchni w tradycyjnych biurach, jak i stanowisk w biurach współdzielonych. To rozwiązanie, w ocenie ekspertów Walter Herz, pozwala stworzyć elastyczne środowisko pracy i zabezpieczyć nagłe potrzeby ekspansji w określonych ramach finansowych i czasowych.

Wszystko na miejscu

Taką możliwość stwarzają przede wszystkim najnowsze obiekty biurowe, których standard i architektura stoją dziś w Polsce na najwyższym światowym poziomie. Oferują atrakcyjnie zaaranżowane części wspólne, zielone miejsca do rekreacji na tarasach oraz dziedzińcach, reprezentacyjne lobby, recepcje, zaplecza konferencyjne, wygodne parkingi dla samochodów i rowerów, wysokiej klasy windy, systemy oświetlenia i wentylacji oraz instalacje i rozwiązania techniczne.

Wyposażone są w nowoczesne systemy zarządzania budynkami i udostępniają aplikacje na telefon dostarczające praktycznych informacji, a także umożliwiające dokonywanie rezerwacji usług i realizację zamówień. W ten sposób najemców starają się przyciągnąć, już nie tylko najnowsze obiekty, ale także starszego typu budynki, które chcą stać się bardziej konkurencyjne rynkowo.

Oddawane dziś zwykle certyfikowane obiekty energooszczędne, wyposażone w nowoczesne rozwiązania, zapewniają w wielu zakresach kosztowych bardziej efektywne opcje. Budynki biurowe oferują szeroki dostęp do popularnych usług i dobry serwis, bo takie są aktualne oczekiwania najemców. Znajdują się w nich m.in. bankomaty, apteki, sklepy, drogerie, kawiarnie i restauracje, bary, kluby fitness, gabinety kosmetyczne, przedszkola, wypożyczalnie samochodów, itp. Punkty usługowe mieszczą się często w powstających przy biurowcach pasażach handlowych oraz częściach hotelowych.