Umowy najmu w centrach handlowych - klauzula dot. rozliczenia kosztów wspólnych

Przeczytaj także: Umowy najmu w centrach handlowych

Opłaty wspólne pokrywają nie tylko koszty utrzymania powierzchni wspólnych w centrum, ale również innych pomieszczeń niesłużących do wyłącznego użytku najemców, np. pomieszczeń technicznych, biura administracji centrum itp. Ponadto opłaty wspólne pokrywają nie tylko koszty mediów, ale wiele innych wydatków zapewniających prawidłowe funkcjonowanie centrum, takich jak: koszty ubezpieczenia centrum, zarządzania centrum, zapewnienia obsługi technicznej, ochrony, serwisu sprzątającego, opłaty publicznoprawne (podatek od nieruchomości, opłata za użytkowanie wieczyste). Często są to też wydatki na promocję centrum (choć koszt ten w zależności od centrum jest też ujmowany jako odrębna od kosztów wspólnych opłata marketingowa).

W umowach najmu spotkać można następujące zasady ponoszenia kosztów wspólnych:

• zasada pełnego pokrycia kosztów przez najemcę,
• CAP na koszty,
• koszty ryczałtowe.

Zasada pełnego pokrycia kosztów przez najemcę

Standardowo wynajmujący w umowach najmu preferują zasadę pełnego ponoszenia kosztów bieżącego utrzymania centrum przez najemcę. Polega ona na tym, że najemca wpłaca comiesięczną zaliczkę na koszty wspólne, a po zakończeniu okresu rozliczeniowego (którym jest zazwyczaj rok kalendarzowy) wynajmujący ustala, ile rzeczywiście poniósł kosztów oraz oblicza przypadającą na danego najemcę kwotę dopłaty/nadpłaty.

W tym momencie negocjacji sporną kwestią jest zazwyczaj możliwość sprawdzenia przez najemcę prawidłowości rozliczenia kosztów wspólnych na podstawie faktur VAT zapłaconych przez wynajmującego. Weryfikacja kosztów w ten sposób jest praktycznie niemożliwa, gdyż powoduje konieczność sprawdzenia nawet kilkunastu tysięcy dokumentów zakupowych wynajmującego (faktur oraz kontraktów), nie wspominając już problemie dotyczącym obowiązującej wynajmującego tajemnicy handlowej umów z kontrahentami. Dlatego z punktu widzenia najemcy wskazane jest zastrzeżenie prawa do uzyskania wyciągu księgowego potwierdzającego wysokość poniesionych przez wynajmującego obciążeń oraz ustalenie konkretnej listy, która wprost wskazuje, który wydatek wynajmujący może zaliczyć do kosztów wspólnych. Ustalenie konkretnej listy kosztów (a nie tylko kategorii kosztów) pozwala na łatwą weryfikację prawidłowości rozliczenia przez wynajmującego.

Druga kwestią wartą poruszenia przy rozliczeniu kosztów jest tzw. powierzchnia ważona lub współczynnik ważenia. Obie te kwestie wpływają na procentowy udział najemcy w kosztach wspólnych. Standardowo udział najemcy w kosztach wspólnych powinien być obliczany jako stosunek powierzchni wynajmowanego lokalu do całkowitej powierzchni wynajmowanej centrum. Metoda ta sprawdza się jednak tylko w przypadku centrum, które nie udziela najemcom obniżek na opłaty, nie stosuje CAP ani kwoty ryczałtowej opłat – w takiej sytuacji wynajmujący nie musi partycypować w opłatach wspólnych, co najwyżej pokrywa opłaty przypadające na lokale niewynajęte. Jest to jednak obecnie nierealne – ze względu na dynamiczny wzrost liczby nowych obiektów handlowych rynek retail w ostatnich latach należy do najemców i to oni coraz częściej dyktują warunki: CAP lub ryczałt na opłaty, albo nawet całkowite zwolnienie z opłat wspólnych w przypadku wynajmowania wielkich
powierzchni. To jednak powoduje, że koszty niepokryte przez takich uprzywilejowanych najemców musi ponosić albo wynajmujący, albo pozostali najemcy. Często zdarza się, że w takich przypadkach do ustalenia udziału najemcy „nieuprzywilejowanego” w opłatach wspólnych wynajmujący stosują ważenie powierzchni, zgodnie z którą oblicza się udział danego najemcy. Powoduje to, że koszt przypadający na danego najemcę jest wyższy, gdyż nie jest pochodną udziału procentowego wynajmowanej powierzchni w całości powierzchni najmu.

CAP na koszty

Inną zasadą rozliczana kosztów jest dodanie w umowach tzw. CAP-u na opłaty. CAP oznacza ograniczenie możliwości nielimitowanego rozliczenia opłaty wspólnej przez wynajmującego. Powoduje, że niektóre (albo nawet wszystkie) kategorie kosztów nie mogą wzrosnąć w stosunku do stawki z roku poprzedniego o więcej niż ustalony procent (zazwyczaj 5-10 %). CAP stanowi swoiste zabezpieczenie dla najemcy przed niekiedy wysokimi dopłatami na koniec roku spowodowanymi niedoszacowaniem kosztów.

CAP to rozwiązanie korzystne dla najemcy, ale bardzo niekorzystne dla wynajmującego, gdyż ponosi on ryzyko wzrostu np. podatków czy stawek mediów, na które to koszty nie ma przecież wpływu. Dlatego wynajmujący niechętnie zgadzają się na CAP na opłaty wspólne, jeżeli już to najwyżej tylko w stosunku do kosztów, na ustalenie których mają wpływ np. koszty administracyjne, ochrona, marketing itp.

Koszty ryczałtowe

Ostatnią metodą ustalenia opłat wspólnych jest stawka ryczałtowa, która nie podlega jakimkolwiek wzrostom zależnym od rzeczywistych kosztów poniesionych przez centrum, a co najwyżej podlega corocznej indeksacji. Stawka ryczałtowa jest stosowana bardzo rzadko, gdyż w zasadzie w całości przerzuca na wynajmującego ryzyko wzrostu cen mediów, podatków i pozostałych kosztów utrzymania centrum.

Stosowana jest w wyjątkowych przypadkach, zazwyczaj gdy spodziewany czynsz z najmu danej powierzchni jest na poziomie pozwalającym wynajmującemu na podjęcie ryzyka partycypacji w kosztach dla danej powierzchni.

Podsumowując: ustalenie kosztów wspólnych na etapie negocjacji oraz wybór metodologii ich rozliczenia, przejrzystej dla wynajmującego i najemcy, pozwala na uniknięcie problemów w późniejszych rozliczeniach, ale ma też wpływ na prawidłowe i niezakłócone funkcjonowanie centrum. Z tego względu warto przy negocjacjach skorzystać z pomocy specjalisty, który zna specyfikę zarówno umów najmu w centrach handlowych jak i specyfikę tego rynku.

Autor: Anna Dąbek, Adwokat/Wspólnik,