Kaucja w umowie najmu

Przeczytaj także: Umowa najmu: jak ją przygotować?

Do należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu, objętych zabezpieczeniem w postaci kaucji, zaliczany jest czynsz i inne opłaty związane z najmem, a także odszkodowanie za uszkodzenie lokalu powstałe z winy najemcy. W trakcie trwania umowy wynajmujący nie może potrącać z kaucji bieżących opłat, może to zrobić dopiero po rozwiązaniu umowy.

Kaucja nie może przekraczać 12-krotności miesięcznego czynszu za dany lokal, według wysokości czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy.

Kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę. Zwrot ten następuje w kwocie zwaloryzowanej, ustalonej w taki sposób, iż przez przyjętą liczbę miesięcy, na którą została ustalona kaucja, mnoży się kwotę miesięcznego czynszu obowiązującego w dniu zwrotu kaucji.

W przypadku umowy najmu lokalu użytkowego strony mogą dowolnie ustalać w umowie wysokość kaucji, terminy zwrotu, sposób korzystania przez wynajmującego z oddanych do jego dyspozycji środków czy też przedmiot zabezpieczenia. Jednak swoboda ta niesie za sobą ryzyko, że naruszona zostanie funkcja, jaką powinna pełnić kaucja w umowie. I w przypadku, gdy organy podatkowe stwierdzą taki fakt, może to narazić wynajmującego na poważne konsekwencje podatkowe. Inaczej jest w przypadku kaucji w lokalu mieszkalnym, gdzie swoboda jest co prawda ograniczona, ale dzięki temu zapewnione jest większe bezpieczeństwo obrotu.

Konsekwencje podatkowe

Kaucja z zasady nie jest opodatkowana ani podatkiem dochodowym ani podatkiem VAT. Pobieranie kaucji, zwracanej po zakończeniu umowy w tej samej wysokości, nie jest obrotem w rozumieniu przepisów ustawy o VAT i nie powoduje obowiązku podatkowego.

Obowiązek ten powstaje w momencie, gdy kaucja zostanie zaliczona na poczet należności, np. zaległego czynszu. Tak samo należy traktować tę część kaucji, którą strony postanowiły w umowie przeznaczyć jako swoistą zaliczkę, czy też zadatek na poczet np. dwóch czy trzech rat czynszu. Pomimo, iż pozostała część kaucji pełni funkcję gwarancyjną, ta wykorzystana musi być opodatkowana na normalnych zasadach.

Do nieprawidłowych działań należy, w rozumieniu przepisów podatkowych, wykorzystywanie kaucji jako sposób finansowania wynajmującego. Wynajmujący otrzymując w ten sposób środki finansowe może np. przeprowadzić, zazwyczaj bardzo kapitałochłonny, remont bądź też adaptację pomieszczeń mających być przedmiotem umowy najmu między tymi stronami. Takie działanie wskazuje na to, iż wynajmujący ma swobodę w dysponowaniu określoną kwotą pieniężną. Uzyskuje więc w ten sposób przychód w postaci nieodpłatnego świadczenia, którego wartość odpowiada wysokości odsetek, jakie musiałby zapłacić w danym okresie w banku, w celu pozyskania kapitału odpowiadającego wartości wykorzystanej kaucji.

Jednak wszystkie takie nieprawidłowości weryfikują organy podatkowe. Kaucja co do zasady musi spełniać rolę gwarancyjną, zabezpieczającą, pozostawać w stanie nienaruszonym przez cały okres trwania umowy i po jej zakończeniu powinna być zwrócona. Jeśli strony umowy naruszają w umowie w istotny sposób funkcję, jaką powinna pełnić kaucja, narażają się na konsekwencje podatkowe.