Umowa najmu komercyjnego: koszty eksploatacyjne

Przeczytaj także: Galerie handlowe: naliczane opłaty eksploatacyjne a przychody podatkowe

Określony przez strony czynsz powinien nie tylko stanowić wynagrodzenie należne wynajmującemu z tytułu korzystania przez najemcę z rzeczy niestanowiącej jego własności, ale również powinien pokryć wszystkie koszty ponoszone przez wynajmującego w związku z okolicznością, że ktoś z tej rzeczy korzysta.

Nie jest przy tym tak, że prawo narzuca jakie koszty i wydatki mieszczą się w umówionym czynszu. Wręcz przeciwnie, przy zawieraniu umowy najmu, jej strony mogą oddzielić czynsz od innych należnych opłat związanych z używaniem przedmiotu najmu i tym samym utrwalić zasadę, że czynsz stanowi jedynie wynagrodzenie należne wynajmującemu, natomiast wszystkie koszty generowane przez wynajmowaną rzecz będą rozliczane przez strony oddzielnie.

Taki podział ma swoje źródło zarówno w wymogach biznesu jak i wymogach księgowości. Koszty eksploatacyjne to sposób pokrycia kosztów ponoszonych przez właściciela wobec podwykonawców, czynsz – służy przede wszystkim spłacie zobowiązań kredytowych oraz kreacji zysku.

Tego typu dwutorowy model opłat związanych z umową najmu, stanowi typową cechę umów zawieranych na rynku powierzchni komercyjnych, w tym na rynku powierzchni biurowych. Jednocześnie mając na względzie, że konstrukcja samego czynszu oraz sposób jego rozliczania same w sobie stanowią temat do osobnych rozważań, dalsza część niniejszego artykułu skupi się na innych, poza czynszem należnych opłatach związanych z używaniem przedmiotu najmu, zwanych potocznie opłatami eksploatacyjnymi.

Podwójne źródło opłat

Analizując kwestię naliczania i rozliczania opłat eksploatacyjnych w najmie komercyjnym należy przede wszystkim uwzględnić kontekst sytuacyjny, w jakim dochodzi do zawarcia umowy najmu danej powierzchni - na przykład biurowej. Najemca, najczęściej przedsiębiorca, wynajmuje określony w umowie lokal położony w pewnej zamkniętej całości, czyli budynku.

Korzysta przy tym nie tylko z wynajmowanej przez siebie powierzchni, ale również, wraz z innymi najemcami bądź właścicielami pozostałych lokali, z tych części budynku, które zapewniają dostęp do przysługującej mu powierzchni. Mowa tu o przejściach, korytarzach, windach, recepcji budynku i innych, określanych jako powierzchnie wspólne budynku, przy czym w zwyczaju jest, że zawierając umowę strony definiują to pojęcie na własne potrzeby.

Pomimo, że wynajmujący nie pobiera czynszu z tytułu korzystania z powierzchni wspólnych, zawsze dąży on do sytuacji, w której opłaty eksploatacyjne generowane przez powierzchnie wspólne nie były ponoszone przez niego.

Powstaje więc sytuacja, w której zarówno lokale stanowiące osobny przedmiot najmu jak i powierzchnie wspólne dedykowane do obsługi tych lokali generują koszty związane z ich eksploatacją.
Sposób rozliczania

W przeciwieństwie do czynszu, który ma charakter stały i co do zasady niezmienny, opłaty eksploatacyjne nie dadzą się z góry określić jedną stałą kwotą. Wynika to z faktu, że stanowią one koszty generowane przez przedmiot najmu, przy czym z istoty najmu nieruchomości lokalowych wynika, że koszty te zależą od wielu czynników takich jak: cena dostarczanych do nieruchomości mediów, klimat czy stopień zużycia przez najemcę w danym okresie rozliczeniowym na przykład energii elektrycznej. Niemożliwym jest zatem przyjęcie systemu uiszczania opłat eksploatacyjnych z góry.

Również przyjęcie miesięcznego rozliczenia przy płatności z dołu nie stanowi optymalnego rozwiązania, bowiem nakład pracy, który comiesięcznie należałoby poczynić w celu rozliczenia kosztów nieruchomości byłby ogromny, zarówno dla wynajmującego jak zarządcy budynku jak i dla najemcy, a przede wszystkim rozliczenie musiałby następować regularnie co miesiąc.

Poszukując optymalnego rozwiązania, autorzy umów najmu powierzchni komercyjnych dostrzegają analogię sytuacji budynku przeznaczonego pod najem komercyjny, w którym istnieje kilka, kilkanaście a nawet kilkadziesiąt osobnych lokali komercyjnych do sytuacji wspólnoty mieszkaniowej, w której w jednym budynku (lub zespole budynków) znajduje się klika, kilkanaście lub kilkadziesiąt wyodrębnionych lokali mieszkalnych stanowiących osobny przedmiot własności.

Dlatego też, czerpiąc z zapisów Ustawy z dnia 1994 roku o własności lokali, wprowadzają system rozliczeń opłat eksploatacyjnych oparty na metodzie zaliczkowej (zarządcy wspólnot mieszkaniowych stosują ten system w odniesieniu do rozliczeń kosztów eksploatacyjnych pochodzących z części wspólnych nieruchomości, w której wyodrębnione są lokale mieszkalne). Najemca co miesiąc uiszcza wraz z czynszem umowną kwotę na poczet opłat eksploatacyjnych. Wynajmujący – zarządca budynku na bieżąco ponosi koszty eksploatacyjne, opłacając je w większości z uiszczanych przez najemców zaliczek.

Na koniec okresu rozliczeniowego (najczęściej rocznego) wynajmujący rozlicza poniesione w danym okresie koszty i przedstawia najemcom stosowne wyliczenia. W zależności od rzeczywistej wysokości opłat eksploatacyjnych w danym okresie rozliczeniowym, najemca dopłaca brakującą sumę, lub otrzymuje zwrot nadpłaty (najczęściej nadpłaty zaliczane są na poczet przyszłych zaliczek).