Umowa najmu komercyjnego: koszty eksploatacyjne

Przeczytaj także: Galerie handlowe: naliczane opłaty eksploatacyjne a przychody podatkowe

Dwa możliwe rozwiązania

Rekapitulując dotychczasowe rozważania wskazać należy, że zazwyczaj umowa najmu powierzchni komercyjnych zawiera zapisy dotyczące rozliczania dwóch rodzajów opłat eksploatacyjnych: generowanych przez wynajmowany lokal oraz generowanych przez powierzchnie oddane najemcom do korzystania na zasadach niewyłączności, czyli powierzchnie wspólne. Należy przy tym wyróżnić dwa możliwe rozwiązania dotyczące sposobu rozliczania wymienionych wyżej opłat.

Pierwszy z nich zakłada prowadzenie systemu rozliczeń opłat eksploatacyjnych dla całego budynku. Oznacza to, że wspólnemu podliczeniu podlegają koszty generowane zarówno przez wszystkie wykorzystywane na zasadach wyłączności lokale jak i powierzchnie wspólne. Tak wyliczone opłaty są dzielone proporcjonalnie na wszystkie podmioty ponoszące koszty eksploatacyjne, bez względu na to jaki procent tych opłat wygenerował zajmowany przez konkretny podmiot lokal. Podstawą ustalenia proporcji w ponoszeniu opłat eksploatacyjnych jest bowiem najczęściej procentowy udział powierzchni zajmowanego przez najemcę lokalu do ogólnej powierzchni lokali komercyjnych w danym budynku.

System ten jest zdecydowanie łatwiejszy do zastosowania przez wynajmującego, jednak może on rodzić poważne zastrzeżenia co do sprawiedliwości ponoszonych przez najemcę opłat. Oczywistym jest bowiem, że w zależności od prowadzonej w danym lokalu działalności, może on generować różne koszty i tak na przykład lokal o powierzchni 10 metrów kwadratowych którym urządzono kafejkę internetową zużywa dużo więcej prądu niż lokal o tej samej powierzchni, w którym urządzono salon masażu, podczas gdy przyjęty system rozliczeń powoduje ponoszenie przez najemców obu tych lokali tych samych opłat eksploatacyjnych.

Drugie z możliwych rozwiązań przewiduje osobne rozliczenie kosztów generowanych przez każdą z wynajmowanych powierzchni oraz wspólne, proporcjonalne rozliczenie opłat eksploatacyjnych generowanych przez powierzchnie wspólne. Oznacza to, że wynajmujący z każdym z najemców prowadzi osobne rozliczenie kosztów powstających w związku z korzystaniem przez niego z lokalu, a dodatkowo pomiędzy wszystkich korzystających z lokali w budynku rozdziela koszty powierzchni wspólnych, przyjmując przy tym procentowy model ustalenia proporcji pomiędzy powierzchnią zajmowaną przez dany podmiot do ogólnej powierzchni wynajmowanej budynku.

Jest to rozwiązanie dużo bardziej sprawiedliwe, pozwalające najemcy optymalizować ponoszone przez niego koszty, przynajmniej w stosunku do rozliczenia powierzchni wynajmowanej. Wymaga on natomiast od wynajmującego wprowadzenia systemu osobnych rozliczeń dla każdego z lokali. Zauważyć jednak należy, że w dobie powstających „inteligentnych budynków”, w których możliwe jest określenie zużycia energii indywidualnie dla każdej zamontowanej w budynku żarówki, powyższe nie stanowi problemu.

Nie zawsze z powierzchni wspólnych

Bez względu na to, który z opisanych w poprzednim akapicie modeli znajduje zastosowanie w zawieranej umowie najmu powierzchni komercyjnych, wskazać należy, że założeniem wprowadzenia opłat eksploatacyjnych jest przeniesienie na najemców tych powierzchni wszelkich opłat generowanych przez wynajmowaną nieruchomość. Niestety, najczęściej zasada ta odnosi się nie tylko do kosztów pochodzących od lokali przeznaczonych pod wynajmem, ale zasięgiem swoim obejmuje całość kosztów powstających w związku z utrzymaniem, konserwacją i prawidłowym wykorzystaniem całego budynku oraz nieruchomości, na której jest on wzniesiony.

Innymi słowy właściciel dąży do sytuacji, w której nie ponosi żadnych kosztów związanych z daną nieruchomością komercyjną i zobowiązania finansowe przerzuca na najemców.

Powyższe znajduje swoje odzwierciedlenie w samej umowie najmu, a konkretnie w zawartych w niej katalogach lub definicjach kosztów i opłat eksploatacyjnych. Potrzeba oka uważnego czytelnika, aby dostrzec, że koszty eksploatacyjne nie ograniczają się tylko i wyłącznie do powierzchni wspólnych (jakkolwiek byłyby one zdefiniowane w umowie najmu).

I tak powszechnym jest wprowadzanie w umowie najmu zapisu, zgodnie z którym kosztami eksploatacyjnymi są wszelkie koszty poniesione przez wynajmującego w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania budynku (lub nawet nieruchomości, co oznacza przeniesienie na najemców kosztów takich jak utrzymanie dojazdów, podjazdów czy zieleni wokół budynku), w którym mieści się wynajmowany lokal, a następnie wyliczenie o jakie koszty w szczególności chodzi.

Wśród kosztów przenoszonych na najemców często znajdziemy wszelkie podatki oraz opłaty o charakterze publicznoprawnym ponoszone przez wynajmującego w związku z przysługującymi mu prawami do budynku oraz nieruchomości, na której został on wzniesiony.

O ile, co do kosztów generowanych przez całą nieruchomość, takich jak ciężary publicznoprawne (podatki od nieruchomości i opłaty za użytkowanie wieczyste) nie można mieć większych zastrzeżeń, zwrócić należy uwagę przede wszystkim na możliwość ukrytego przeniesienia na najemców kosztów związanych z tymi częściami nieruchomości, które są postrzegane jako części wspólne, natomiast przynoszą one osobne korzyści wynajmującemu. Chodzi tu przede wszystkim o garaże i parkingi, które co prawda mogą być zaliczane jako części przeznaczone do wspólnego korzystania przez najemców, ale praktyka wykazuje, że stanowią one osobny przedmiot najmu, z którego wynajmujący czerpie nieuzasadnione korzyści.

Podsumowanie
Jak wynika z powyższych rozważań, sposobów rozliczenia kosztów eksploatacyjnych w najmie komercyjnym może być wiele, a najemcy przed podpisaniem umowy muszą wykazać znaczną czujność podczas interpretowania wskazywanych przez wynajmującego źródeł kosztów eksploatacyjnych tak, aby wyeliminować sytuacje, w której wyjmujący przenosi na najemców koszty eksploatacyjne generowane przez te części nieruchomości, z których czerpie on osobne zyski.

W tym celu należy bezwzględnie rekomendować uważne zapoznanie się z katalogiem opłat eksploatacyjnych i porównywanie używanych w nich zwrotów z definicjami obowiązującymi w umowie.